Sistema de Gerenciamento de Transporte

Sabe-se que os custos logísticos estão entre os maiores gastos que uma empresa tem em suas operações. Além disso, o transporte é um processo crucial para garantir a satisfação dos clientes, já que é a etapa final do ciclo do pedido e faz a ligação entre o seu negócio e seus consumidores. Tudo isso faz com que seja necessário gerir essas atividades de forma eficiente, e é aí que entra a importância da tecnologia e o investimento no Transportation Management System, ou TMS, como é conhecido.

No post de hoje vamos falar mais sobre essa ferramenta, as vantagens que ela proporciona, as funcionalidades, quando é o momento de adquiri-la, entre outras coisas. Continue com a leitura e saiba mais!

Entenda de uma vez por todas o que é o Transportation Management System

O Transportation Management System — Sistema de Gerenciamento de Transporte, em português —, ou TMS, é um software completo, voltado para a gestão de transporte (como o nome sugere) e geralmente possui a flexibilidade de se integrar a um ERP, facilitando o controle de todo o fluxo logístico da empresa.

Normalmente ele é dividido em módulos, que são adquiridos de acordo com a necessidade do negócio. O objetivo é alcançar um aumento da qualidade e da produtividade nos processos de distribuição de cargas.

No que diz respeito à integração com ERP, ele facilita o intercâmbio de informações financeiras, contábeis e fiscais, além de agilizar a emissão de documentos, como o CT-e e o NFS-e.

Software para gestão de transporte

1. Funcionalidades do TMS

As funcionalidades oferecidas no Transportation Management System podem variar de acordo com a empresa desenvolvedora. Entretanto, elas abrangem desde as questões mais operacionais até o suporte à gestão. Veja algumas delas:

Essa funcionalidade ajuda na escolha de qual é a melhor transportadora para cada envio que é realizado, por meio de tabelas de fretes. Com isso, torna-se possível reduzir os custos de transporte e oferecer um valor de frete mais atraente para seus clientes.

Além disso, existe a flexibilidade de alterar os parâmetros de cálculo e criar restrições, dependendo do tipo de pedido, endereço do destinatário, transportadora, produto, perfil do cliente, entre outras coisas.

Essa funcionalidade automatiza o intercâmbio de informações — a respeito da expedição de pedidos — com as transportadoras e os Correios, o que ajuda a otimizar os processos, tornando-os mais simples e ágeis.

Também é possível gerar etiquetas, pré-listas de postagens e romaneios, por meio da integração com os sistemas que são utilizados. Essa troca de dados pode ser feita por meio de EDI e webservice, por exemplo.

Esse módulo de rastreamento permite realizar o acompanhamento do status dos transportes em tempo real, além de automatizar o processo de notificação aos clientes sobre as entregas. Isso ajuda a reduzir os custos com atendimento, reentregas e devoluções.

Dessa forma, você consegue acompanhar de perto a situação dos pedidos por região, por data de envio e entrega, por transportadora e, ainda, analisar as ocorrências. E esses dados ainda podem ser integrados a outras plataformas, como o SAC e outros sistemas.

Outra possibilidade desse rastreamento é a implementação das notificações proativas, que nada mais são do que os envios de atualizações sobre o status dos pedidos para os clientes, antes mesmo que eles entrem em contato com a central de atendimento.

Também chamada de Reconciliação de Faturas, essa funcionalidade ajuda na conferência dos CT-es e as faturas que são emitidas para as transportadoras contratadas e os Correios. Isso proporciona maior rapidez nas análises, diminui o índice de erros e simplifica a gestão financeira.

Com essa ferramenta, é possível identificar divergências nos valores cobrados com relação às tabelas de frete e também no cadastro de produtos, ou nos processos operacionais — que podem causar erros no cálculo final.

Essa opção é ideal para empresas que fazem envios por meio dos Correios. Esse módulo ajuda a realizar o monitoramento de todos os pedidos que são despachados e faz a abertura dos chamados Pedidos de Informação (PI). Assim, para todos os casos em que há atrasos, avarias e extravios, a recuperação dos valores pode ser solicitada.

Com a identificação dessas não conformidades, todos os meses é gerado o Relatório de Reembolsos, que mostra o total de descontos que devem ser feitos na fatura, relacionando todos os pedidos envolvidos.

2. Benefícios do uso do TMS

Como é possível ver, o TMS automatiza os mais diversos processos de transporte e garante mais agilidade, segurança e produtividade. Além dessas vantagens, é possível contar com diversos benefícios. Separamos alguns deles:

Com o Transportation Management System, vários dados são cruzados automaticamente, fazendo uso de diversas tabelas de fretes de diversas transportadoras. O resultado é obtido em tempo real e baseado nas regras de negócio que foram configuradas.

Além disso, por meio do processamento de dados (modais, prazos, tabelas de frete, gerenciamento de riscos, entre outros), é possível simular cenários e escolher a melhor estratégia de acordo com cada viagem — o que garante uma decisão baseada no custo-benefício.

Dessa forma, sua equipe se torna mais produtiva e direcionada a processos mais estratégicos, enquanto é possível aumentar a agilidade nas decisões e sem o risco de erros.

Com esse módulo, torna-se possível integrar o sistema da empresa com as transportadoras e os Correios, facilitando a geração de documentos como romaneios e etiquetas de postagem, por exemplo — o que agiliza o processo de expedição.

Assim, acionar as transportadoras é mais rápido, o que também promove uma diminuição do lead time do pedido. Com o tempo de entrega reduzido de forma estruturada, a qualidade aumenta e os clientes se tornam mais satisfeitos com o serviço prestado.

O rastreamento automático das cargas ajuda na identificação de ocorrências que podem prejudicar as entregas. Isso ajuda a evitar questões, como reentregas e devoluções — que elevam os custos logísticos e tornam os processos ineficientes.

Dessa forma, o gestor pode adotar algumas melhorias no transporte, como:

  • abrir chamados e tratar as ocorrências de forma proativa;
  • monitorar a satisfação dos clientes com relação ao serviço de entregas (o chamado Net Promoter Score, ou NPS);
  • notificar os clientes por meio de SMS ou e-mail e mantê-los atualizados com relação a seus pedidos;
  • notificar as transportadoras com relação a falta de informações e pendências, por exemplo.

Por meio da auditoria de faturas, validações são realizadas na cobrança do frete, além da identificação de divergências entre o que foi acordado e o que está sendo cobrado pela transportadora. Caso os valores estejam corretos, o pagamento é liberado.

Nos casos em que a empresa não utiliza a pré-fatura, é possível usar o TMS para fazer a leitura do CT-e e das faturas e realizar a conciliação de valores, utilizando as tabelas de fretes.

A geração de relatórios proporciona ao gestor conhecimentos mais sólidos para a tomada de decisão. Com essa opção, torna-se possível identificar falhas nos processos, suas causas e criar planos de ação mais precisos, além de apontar quais etapas podem ser aprimoradas.

3. Por que usar o TMS nas operações logísticas?

Além dos benefícios que já foram citados, existem diversos motivos pelos quais o uso do TMS é indispensável para as operações logísticas. Dentre os principais, podemos citar:

3.1. Decisões mais acertadas

Para cada entrega que precisa ser realizada, o TMS oferece a possibilidade de fazer uma simulação do valor do frete. Isso faz com que o processo de avaliação do custo e a contratação do transporte seja mais abrangente e permita uma comparação entre as transportadoras que estão disponíveis.

Isso torna o processo mais confiável, ágil, seguro e proporciona uma decisão mais precisa. Ou seja, a pessoa responsável pela atividade de contratação escolhe quais são as melhores soluções para os envios, de acordo com o custo-benefício que garantem.

3.2. Otimização das rotas de entregas por meio do agendamento de cargas

Se a sua empresa trabalha com cargas fracionadas e espalhadas por várias regiões, fazer um planejamento de rotas otimizado é uma tarefa cheia de desafios. Nesse sentido, fazer um acordo com os clientes para que as entregas sejam agendadas permite adotar a chamada “calendarização” — que permite realizar a consolidação das cargas e reunir um volume maior para distribuição.

Com essa possibilidade, sua empresa consegue acumular um número maior de pedidos, que serão enviados em dias específicos, aprimorando a roteirização e otimizando os espaços dos veículos — o que ajuda a reduzir os custos operacionais.

Entretanto, deve-se tomar o cuidado de não deixar os pedidos esperando muito tempo para serem carregados, o que prejudica o lead time.

Nesse sentido, o TMS ajuda a controlar essas questões, considerando o prazo de entrega, a data do envio e a data do agendamento. Assim, o transporte pode ser acionado no momento mais adequado, informando a transportadora quando as cargas podem ser carregadas e despachadas.

3.3. Melhoria nos processos por meio do acompanhamento de ocorrências

Existe um jargão na área da administração que diz que “só se controla aquilo que se mede”. Ou seja, se você não consegue acompanhar e mensurar os seus processos adequadamente, as chances de não alcançar os resultados esperados e de tomar uma decisão eficaz e ágil são pequenas.

Sendo assim, quanto mais informações tiver a respeito das operações, principalmente as entregas, maiores são as chances de conseguir se antecipar aos riscos e criar ações mais acertadas.

No caso das notificações proativas (citadas anteriormente), por exemplo, o rastreamento dos envios ajuda a melhorar a gestão das ocorrências, permitindo que o gestor tenha as informações em tempo real, identifique os problemas e avise o cliente de imediato.

Apesar de não evitar o descontentamento por completo, essa estratégia ajuda a equilibrar as expectativas e fazer com que os consumidores não sejam pegos de surpresa, o que torna o processo transparente e sua empresa mais confiável.

Com essa opção, é possível diminuir o volume de trabalho do SAC — haja vista que os clientes não precisam entrar em contato para acompanhar suas entregas — e fazer com que essa equipe fique dedicada para resolver questões mais importantes.

Assim, consegue-se transformar a gestão, fazendo com que ela deixe de ser reativa (apagando incêndios) e permitindo que o gestor se antecipe aos riscos e consiga evitá-los, ou minimize seus impactos.

4. Quando é o momento de contratar um Transportation Management System?

Que a tecnologia proporciona diversos benefícios, já se sabe. Mas será que você consegue identificar qual é o momento ideal de se contratar um TMS? Confira a nossa lista e saiba quais são os indícios de que é a hora de automatizar suas operações:

4.1. Processos lentos e desestruturados

Já reparou que seus processos não possuem um padrão de execução e que isso faz com que eles levem mais tempo para serem executados? Além disso, já notou que existe uma ocorrência de erros e retrabalhos maior do que o desejável?

Esses são alguns dos pontos que afetam a sua gestão e faz com que seja difícil avaliar os resultados de maneira justa, ou mesmo treinar novos colaboradores.

O TMS ajuda a resolver esse problema à medida que requer a padronização dos métodos de trabalho, além da uniformização da entrada de dados no sistema. Dessa forma, as atividades ficam mais organizadas e menos sujeitas a falhas.

4.2. Informações descentralizadas e com um controle ineficiente

Se você usa diversas planilhas e controles para acompanhar os processos, fazendo com que as informações estejam espalhadas, é um sinal de que é hora de investir em tecnologia.

Essas falhas fazem com que a localização dos dados e o compartilhamento se torne mais demorado e complexo. Além disso, os processos de análises e tomada de decisão também ficam prejudicados, já que a consolidação das informações também é mais complicada.

4.3. Desperdícios

Os desperdícios representam um grande problema para as empresas, bem como geram prejuízos financeiros, já que não se tem eficiência e o dinheiro é gasto de forma inadequada. Dentre os principais, podemos citar:

  • de materiais;
  • de máquinas e equipamentos;
  • de mão de obra;
  • de tempo;
  • ociosidade de veículos;
  • carregamento inadequado.

4.4. Dificuldade na tomada de decisão

Esse problema tem relação com a falta de centralização das informações. Se criar controles já é uma tarefa difícil, imagine tomar decisões estratégicas, relevantes para a definição de novos planos de ação.

Sendo assim, se você não sente que possui uma base de dados confiável, é sinal de que é o momento de contratar uma solução de TMS.

Além dessas questões que já foram citadas, existem outros aspectos — que nem sempre são percebidos — que também indicam que pode ser a hora de investir em tecnologia, tais como:

  • atrasos recorrentes nas entregas;
  • alto índice de avarias e extravios;
  • dificuldades na rastreabilidade das cargas;
  • cobranças indevidas;
  • dificuldade na elaboração de indicadores de desempenho.

Se você percebeu que suas dores estão ligadas aos aspectos que listamos acima, é hora de considerar a implantação do TMS para melhorar o controle sobre as atividades e torná-las mais eficientes.

5. Como obter o TMS?

Para contratar um TMS, é necessário escolher uma empresa desenvolvedora. Contudo, essa decisão não deve ser tão simples quanto parece. Para não correr o risco de investir em uma solução que não se ajusta ao seu modelo de negócios, é preciso tomar alguns cuidados básicos. Confira alguns deles:

5.1. Analisar se o sistema consegue suprir as necessidades do seu negócio

Antes de qualquer coisa, é preciso fazer um diagnóstico da sua empresa e analisar quais são suas necessidades e como um software pode supri-las. Ou seja, faça uma lista de todos os problemas que precisam ser resolvidos e quais motivos te levaram a tomar essa decisão.

A partir daí, a busca por soluções que se adequam ao seu negócio se torna mais acertada e a escolha final provavelmente será a que mais se encaixa nessas premissas que foram definidas.

5.2. Avaliar quais são as funcionalidades oferecidas

Durante seu processo de busca, é provável que encontrará diversas soluções, que oferecem as funcionalidades mais variadas. É aí que o planejamento feito anteriormente se encaixa: permitindo verificar quais são mesmo necessárias e quais delas podem ser dispensadas — o que faria com que se gastasse dinheiro de forma desnecessária.

Não é raro que alguns investimentos não deem o retorno esperado pelo fato de as empresas tentarem se adequar ao sistema, enquanto é o software que precisa se adaptar aos seus processos. É por esse motivo que é importante avaliar suas necessidades e as características da ferramenta antes de contratá-la.

5.3. Verificar se existe flexibilidade

Apesar de os processos logísticos serem muito parecidos nas empresas, cada uma apresenta particularidades que precisam ser compreendidas e atendidas. Isso faz com que seja necessário avaliar se existe flexibilidade no sistema que se pretende adquirir.

Isso quer dizer que algumas customizações precisam ser feitas — para adequar aos processos — e isso só é possível quando o sistema é flexível. Se a solução adquirida for mais engessada e limitada, as chances de ter um sistema ineficiente são muito grandes.

Sendo assim, antes de investir em um recurso, é preciso realizar o mapeamento dos processos e desenhar o fluxo das atividades. Isso ajuda a entender como eles são executados, quais falhas precisam ser corrigidas e quais são as oportunidades de melhorias. Depois que todas as mudanças são aplicadas, os métodos de trabalho são padronizados.

Assim, além de otimizar as rotinas, você consegue contratar uma solução mais adequada.

5.4. Verificar se o sistema garante a escalabilidade

Um dos principais objetivos de qualquer gestor é conseguir promover o crescimento do negócio. Para evitar custos desnecessários futuramente, é preciso contar com uma solução que seja escalável. Ou seja, que possui capacidade para suportar o aumento do volume de dados e de processos.

Portanto, vale a pena verificar se o sistema em questão possui a possibilidade de aumentar a base de dados e continuar oferecendo suporte para a sua gestão, sem que se perca em qualidade. Isso é fundamental para que seu investimento não seja desperdiçado no longo prazo.

5.5. Avaliar como a fornecedora do software oferece suporte

Outro ponto que deve ser avaliado na hora de contratar um TMS é se a empresa desenvolvedora fornece suporte aos usuários. Sempre que uma nova solução é adotada, é preciso lidar com a aceitação dos colaboradores em relação às mudanças, além do tempo necessário para que o aprendizado seja absorvido.

Se a empresa não fornece um suporte que vá além da aplicação de treinamentos sobre a utilização do sistema, essas questões podem se tornar ainda mais complicadas — já que depois da implementação podem surgir dúvidas e outros problemas operacionais.

5.6. Fazer pesquisas sobre a empresa desenvolvedora

Antes de escolher um sistema, o ideal é pesquisar sobre a empresa fornecedora do software e a reputação que ela possui no mercado. Para isso, vale a pena consultar os clientes que contam com o serviço.

Assim, é possível saber se realmente existe qualidade e se o atendimento prestado é satisfatório.

5.7. Avaliar o custo-benefício

O preço é um dos fatores que mais influenciam na hora de decidir por contratar um serviço. Contudo, ele não deve ser o único. É preciso avaliar a qualidade dos serviços, o tipo de atendimento, o suporte, entre outros aspectos.

Ao mesmo tempo, vale a pena lembrar que um preço acima de mercado não é sinônimo de excelência. Portanto, é preciso avaliar todas as vantagens e desvantagens que os sistemas oferecem e só então tomar a decisão.

Além disso, muitos gestores ainda encaram a adoção de um sistema como um gasto a mais para a empresa. Entretanto, com todos os benefícios que essa solução proporciona, é seguro dizer que a relação custo-benefício é satisfatória — principalmente se considerarmos que, com a redução de custos, o investimento é pago depois de certo tempo.

Como se pode ver, o Transportation Management System é uma solução que visa facilitar e aprimorar os processos de transporte, além de dar suporte ao gestor na tomada de decisões e na elaboração de estratégias mais inteligentes. Apesar da resistência que alguns gestores possuem em investir em uma época em que a redução de custos se faz necessária, podemos afirmar que a adoção de um sistema proporciona uma relação custo-benefício altamente compensatória.

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