Sistema de Gerenciamento de Transporte

Sabe-se que os custos log√≠sticos est√£o entre os maiores gastos que uma empresa tem em suas opera√ß√Ķes. Al√©m disso, o transporte √© um processo crucial para garantir a satisfa√ß√£o dos clientes, j√° que √© a etapa final do ciclo do pedido e faz a liga√ß√£o entre o seu neg√≥cio e seus consumidores. Tudo isso faz com que seja necess√°rio gerir essas atividades de forma eficiente, e √© a√≠ que entra a import√Ęncia da tecnologia e o investimento no Transportation Management System, ou TMS, como √© conhecido.

Encontre aqui tudo o que voc√™ precisa saber sobre essa ferramenta: as vantagens que ela proporciona, suas funcionalidades, quando √© o momento de adquiri-la, entre outras d√ļvidas.

Entenda de uma vez por todas o que é o Transportation Management System

O Transportation Management System ‚ÄĒ Sistema de Gerenciamento de Transporte, em portugu√™s ‚ÄĒ, ou TMS, √© um software completo, voltado para a gest√£o de transporte (como o nome sugere) e geralmente possui a flexibilidade de se integrar a um ERP, facilitando o controle de todo o fluxo log√≠stico da empresa.

Normalmente ele é dividido em módulos, que são adquiridos de acordo com a necessidade do negócio. O objetivo é alcançar um aumento da qualidade e da produtividade nos processos de distribuição de cargas.

No que diz respeito √† integra√ß√£o com ERP, ele facilita o interc√Ęmbio de informa√ß√Ķes financeiras, cont√°beis e fiscais, al√©m de agilizar a emiss√£o de documentos, como o CT-e e o NFS-e.

1. Funcionalidades do TMS

As funcionalidades oferecidas no Transportation Management System podem variar de acordo com a empresa desenvolvedora. Entretanto, elas abrangem desde as quest√Ķes mais operacionais at√© o suporte √† gest√£o. Veja algumas delas:

Essa funcionalidade ajuda na escolha de qual é a melhor transportadora para cada envio que é realizado, por meio de tabelas de fretes. Com isso, torna-se possível reduzir os custos de transporte e oferecer um valor de frete mais atraente para seus clientes.

Al√©m disso, existe a flexibilidade de alterar os par√Ęmetros de c√°lculo e criar restri√ß√Ķes, dependendo do tipo de pedido, endere√ßo do destinat√°rio, transportadora, produto, perfil do cliente, entre outras coisas.

Essa funcionalidade automatiza o interc√Ęmbio de informa√ß√Ķes ‚ÄĒ a respeito da expedi√ß√£o de pedidos ‚ÄĒ com as transportadoras e os Correios, o que ajuda a otimizar os processos, tornando-os mais simples e √°geis.

Também é possível gerar etiquetas, pré-listas de postagens e romaneios, por meio da integração com os sistemas que são utilizados. Essa troca de dados pode ser feita por meio de EDI e webservice, por exemplo.

Esse m√≥dulo de rastreamento permite realizar o acompanhamento do status dos transportes em tempo real, al√©m de automatizar o processo de notifica√ß√£o aos clientes sobre as entregas. Isso ajuda a reduzir os custos com atendimento, reentregas e devolu√ß√Ķes.

Dessa forma, você consegue acompanhar de perto a situação dos pedidos por região, por data de envio e entrega, por transportadora e, ainda, analisar as ocorrências. E esses dados ainda podem ser integrados a outras plataformas, como o SAC e outros sistemas.

Outra possibilidade desse rastreamento √© a implementa√ß√£o das notifica√ß√Ķes proativas, que nada mais s√£o do que os envios de atualiza√ß√Ķes sobre o status dos pedidos para os clientes, antes mesmo que eles entrem em contato com a central de atendimento.

Também chamada de Reconciliação de Faturas, essa funcionalidade ajuda na conferência dos CT-es e as faturas que são emitidas para as transportadoras contratadas e os Correios. Isso proporciona maior rapidez nas análises, diminui o índice de erros e simplifica a gestão financeira.

Com essa ferramenta, √© poss√≠vel identificar diverg√™ncias nos valores cobrados com rela√ß√£o √†s tabelas de frete e tamb√©m no cadastro de produtos, ou nos processos operacionais ‚ÄĒ que podem causar erros no c√°lculo final.

Essa opção é ideal para empresas que fazem envios por meio dos Correios. Esse módulo ajuda a realizar o monitoramento de todos os pedidos que são despachados e faz a abertura dos chamados Pedidos de Informação (PI). Assim, para todos os casos em que há atrasos, avarias e extravios, a recuperação dos valores pode ser solicitada.

Com a identificação dessas não conformidades, todos os meses é gerado o Relatório de Reembolsos, que mostra o total de descontos que devem ser feitos na fatura, relacionando todos os pedidos envolvidos.

2. Benefícios do uso do TMS

Como é possível ver, o TMS automatiza os mais diversos processos de transporte e garante mais agilidade, segurança e produtividade. Além dessas vantagens, é possível contar com diversos benefícios. Separamos alguns deles:

Com o Transportation Management System, vários dados são cruzados automaticamente, fazendo uso de diversas tabelas de fretes de diversas transportadoras. O resultado é obtido em tempo real e baseado nas regras de negócio que foram configuradas.

Al√©m disso, por meio do processamento de dados (modais, prazos, tabelas de frete, gerenciamento de riscos, entre outros), √© poss√≠vel simular cen√°rios e escolher a melhor estrat√©gia de acordo com cada viagem ‚ÄĒ o que garante uma decis√£o baseada no custo-benef√≠cio.

Dessa forma, sua equipe se torna mais produtiva e direcionada a processos mais estrat√©gicos, enquanto √© poss√≠vel aumentar a agilidade nas decis√Ķes e sem o risco de erros.

Com esse m√≥dulo, torna-se poss√≠vel integrar o sistema da empresa com as transportadoras e os Correios, facilitando a gera√ß√£o de documentos como romaneios e etiquetas de postagem, por exemplo ‚ÄĒ o que agiliza o processo de expedi√ß√£o.

Assim, acionar as transportadoras é mais rápido, o que também promove uma diminuição do lead time do pedido. Com o tempo de entrega reduzido de forma estruturada, a qualidade aumenta e os clientes se tornam mais satisfeitos com o serviço prestado.

O rastreamento autom√°tico das cargas ajuda na identifica√ß√£o de ocorr√™ncias que podem prejudicar as entregas. Isso ajuda a evitar quest√Ķes, como reentregas e devolu√ß√Ķes ‚ÄĒ que elevam os custos log√≠sticos e tornam os processos ineficientes.

Dessa forma, o gestor pode adotar algumas melhorias no transporte, como:

  • abrir chamados e tratar as ocorr√™ncias de forma proativa;
  • monitorar a satisfa√ß√£o dos clientes com rela√ß√£o ao servi√ßo de entregas (o chamado Net Promoter Score, ou NPS);
  • notificar os clientes por meio de SMS ou e-mail e mant√™-los atualizados com rela√ß√£o a seus pedidos;
  • notificar as transportadoras com rela√ß√£o a falta de informa√ß√Ķes e pend√™ncias, por exemplo.

Por meio da auditoria de faturas, valida√ß√Ķes s√£o realizadas na cobran√ßa do frete, al√©m da identifica√ß√£o de diverg√™ncias entre o que foi acordado e o que est√° sendo cobrado pela transportadora. Caso os valores estejam corretos, o pagamento √© liberado.

Nos casos em que a empresa não utiliza a pré-fatura, é possível usar o TMS para fazer a leitura do CT-e e das faturas e realizar a conciliação de valores, utilizando as tabelas de fretes.

A geração de relatórios proporciona ao gestor conhecimentos mais sólidos para a tomada de decisão. Com essa opção, torna-se possível identificar falhas nos processos, suas causas e criar planos de ação mais precisos, além de apontar quais etapas podem ser aprimoradas.

3. Por que usar o TMS nas opera√ß√Ķes log√≠sticas?

Al√©m dos benef√≠cios que j√° foram citados, existem diversos motivos pelos quais o uso do TMS √© indispens√°vel para as opera√ß√Ķes log√≠sticas. Dentre os principais, podemos citar:

3.1. Decis√Ķes mais acertadas

Para cada entrega que precisa ser realizada, o TMS oferece a possibilidade de fazer uma simulação do valor do frete. Isso faz com que o processo de avaliação do custo e a contratação do transporte seja mais abrangente e permita uma comparação entre as transportadoras que estão disponíveis.

Isso torna o processo mais confi√°vel, √°gil, seguro e proporciona uma decis√£o mais precisa. Ou seja, a pessoa respons√°vel pela atividade de contrata√ß√£o escolhe quais s√£o as melhores solu√ß√Ķes para os envios, de acordo com o custo-benef√≠cio que garantem.

3.2. Otimização das rotas de entregas por meio do agendamento de cargas

Se a sua empresa trabalha com cargas fracionadas e espalhadas por v√°rias regi√Ķes, fazer um planejamento de rotas otimizado √© uma tarefa cheia de desafios. Nesse sentido, fazer um acordo com os clientes para que as entregas sejam agendadas permite adotar a chamada ‚Äúcalendariza√ß√£o‚ÄĚ ‚ÄĒ que permite realizar a consolida√ß√£o das cargas e reunir um volume maior para distribui√ß√£o.

Com essa possibilidade, sua empresa consegue acumular um n√ļmero maior de pedidos, que ser√£o enviados em dias espec√≠ficos, aprimorando a roteiriza√ß√£o e otimizando os espa√ßos dos ve√≠culos ‚ÄĒ o que ajuda a reduzir os custos operacionais.

Entretanto, deve-se tomar o cuidado de n√£o deixar os pedidos esperando muito tempo para serem carregados, o que prejudica o lead time.

Nesse sentido, o TMS ajuda a controlar essas quest√Ķes, considerando o prazo de entrega, a data do envio e a data do agendamento. Assim, o transporte pode ser acionado no momento mais adequado, informando a transportadora quando as cargas podem ser carregadas e despachadas.

3.3. Melhoria nos processos por meio do acompanhamento de ocorrências

Existe um jarg√£o na √°rea da administra√ß√£o que diz que ‚Äús√≥ se controla aquilo que se mede‚ÄĚ. Ou seja, se voc√™ n√£o consegue acompanhar e mensurar os seus processos adequadamente, as chances de n√£o alcan√ßar os resultados esperados e de tomar uma decis√£o eficaz e √°gil s√£o pequenas.

Sendo assim, quanto mais informa√ß√Ķes tiver a respeito das opera√ß√Ķes, principalmente as entregas, maiores s√£o as chances de conseguir se antecipar aos riscos e criar a√ß√Ķes mais acertadas.

No caso das notifica√ß√Ķes proativas (citadas anteriormente), por exemplo, o rastreamento dos envios ajuda a melhorar a gest√£o das ocorr√™ncias, permitindo que o gestor tenha as informa√ß√Ķes em tempo real, identifique os problemas e avise o cliente de imediato.

Apesar de não evitar o descontentamento por completo, essa estratégia ajuda a equilibrar as expectativas e fazer com que os consumidores não sejam pegos de surpresa, o que torna o processo transparente e sua empresa mais confiável.

Com essa op√ß√£o, √© poss√≠vel diminuir o volume de trabalho do SAC ‚ÄĒ haja vista que os clientes n√£o precisam entrar em contato para acompanhar suas entregas ‚ÄĒ e fazer com que essa equipe fique dedicada para resolver quest√Ķes mais importantes.

Assim, consegue-se transformar a gestão, fazendo com que ela deixe de ser reativa (apagando incêndios) e permitindo que o gestor se antecipe aos riscos e consiga evitá-los, ou minimize seus impactos.

4. Quando é o momento de contratar um Transportation Management System?

Que a tecnologia proporciona diversos benef√≠cios, j√° se sabe. Mas ser√° que voc√™ consegue identificar qual √© o momento ideal de se contratar um TMS? Confira a nossa lista e saiba quais s√£o os ind√≠cios de que √© a hora de automatizar suas opera√ß√Ķes:

4.1. Processos lentos e desestruturados

Já reparou que seus processos não possuem um padrão de execução e que isso faz com que eles levem mais tempo para serem executados? Além disso, já notou que existe uma ocorrência de erros e retrabalhos maior do que o desejável?

Esses são alguns dos pontos que afetam a sua gestão e faz com que seja difícil avaliar os resultados de maneira justa, ou mesmo treinar novos colaboradores.

O TMS ajuda a resolver esse problema à medida que requer a padronização dos métodos de trabalho, além da uniformização da entrada de dados no sistema. Dessa forma, as atividades ficam mais organizadas e menos sujeitas a falhas.

4.2. Informa√ß√Ķes descentralizadas e com um controle ineficiente

Se voc√™ usa diversas planilhas e controles para acompanhar os processos, fazendo com que as informa√ß√Ķes estejam espalhadas, √© um sinal de que √© hora de investir em tecnologia.

Essas falhas fazem com que a localiza√ß√£o dos dados e o compartilhamento se torne mais demorado e complexo. Al√©m disso, os processos de an√°lises e tomada de decis√£o tamb√©m ficam prejudicados, j√° que a consolida√ß√£o das informa√ß√Ķes tamb√©m √© mais complicada.

4.3. Desperdícios

Os desperdícios representam um grande problema para as empresas, bem como geram prejuízos financeiros, já que não se tem eficiência e o dinheiro é gasto de forma inadequada. Dentre os principais, podemos citar:

  • de materiais;
  • de m√°quinas e equipamentos;
  • de m√£o de obra;
  • de tempo;
  • ociosidade de ve√≠culos;
  • carregamento inadequado.

4.4. Dificuldade na tomada de decis√£o

Esse problema tem rela√ß√£o com a falta de centraliza√ß√£o das informa√ß√Ķes. Se criar controles j√° √© uma tarefa dif√≠cil, imagine tomar decis√Ķes estrat√©gicas, relevantes para a defini√ß√£o de novos planos de a√ß√£o.

Sendo assim, se você não sente que possui uma base de dados confiável, é sinal de que é o momento de contratar uma solução de TMS.

Al√©m dessas quest√Ķes que j√° foram citadas, existem outros aspectos ‚ÄĒ que nem sempre s√£o percebidos ‚ÄĒ que tamb√©m indicam que pode ser a hora de investir em tecnologia, tais como:

  • atrasos recorrentes nas entregas;
  • alto √≠ndice de avarias e extravios;
  • dificuldades na rastreabilidade das cargas;
  • cobran√ßas indevidas;
  • dificuldade na elabora√ß√£o de indicadores de desempenho.

Se você percebeu que suas dores estão ligadas aos aspectos que listamos acima, é hora de considerar a implantação do TMS para melhorar o controle sobre as atividades e torná-las mais eficientes.

5. Como obter o TMS?

Para contratar um TMS, é necessário escolher uma empresa desenvolvedora. Contudo, essa decisão não deve ser tão simples quanto parece. Para não correr o risco de investir em uma solução que não se ajusta ao seu modelo de negócios, é preciso tomar alguns cuidados básicos. Confira alguns deles:

5.1. Analisar se o sistema consegue suprir as necessidades do seu negócio

Antes de qualquer coisa, é preciso fazer um diagnóstico da sua empresa e analisar quais são suas necessidades e como um software pode supri-las. Ou seja, faça uma lista de todos os problemas que precisam ser resolvidos e quais motivos te levaram a tomar essa decisão.

A partir da√≠, a busca por solu√ß√Ķes que se adequam ao seu neg√≥cio se torna mais acertada e a escolha final provavelmente ser√° a que mais se encaixa nessas premissas que foram definidas.

5.2. Avaliar quais s√£o as funcionalidades oferecidas

Durante seu processo de busca, √© prov√°vel que encontrar√° diversas solu√ß√Ķes, que oferecem as funcionalidades mais variadas. √Č a√≠ que o planejamento feito anteriormente se encaixa: permitindo verificar quais s√£o mesmo necess√°rias e quais delas podem ser dispensadas ‚ÄĒ o que faria com que se gastasse dinheiro de forma desnecess√°ria.

N√£o √© raro que alguns investimentos n√£o deem o retorno esperado pelo fato de as empresas tentarem se adequar ao sistema, enquanto √© o software que precisa se adaptar aos seus processos. √Č por esse motivo que √© importante avaliar suas necessidades e as caracter√≠sticas da ferramenta antes de contrat√°-la.

5.3. Verificar se existe flexibilidade

Apesar de os processos logísticos serem muito parecidos nas empresas, cada uma apresenta particularidades que precisam ser compreendidas e atendidas. Isso faz com que seja necessário avaliar se existe flexibilidade no sistema que se pretende adquirir.

Isso quer dizer que algumas customiza√ß√Ķes precisam ser feitas ‚ÄĒ para adequar aos processos ‚ÄĒ e isso s√≥ √© poss√≠vel quando o sistema √© flex√≠vel. Se a solu√ß√£o adquirida for mais engessada e limitada, as chances de ter um sistema ineficiente s√£o muito grandes.

Sendo assim, antes de investir em um recurso, é preciso realizar o mapeamento dos processos e desenhar o fluxo das atividades. Isso ajuda a entender como eles são executados, quais falhas precisam ser corrigidas e quais são as oportunidades de melhorias. Depois que todas as mudanças são aplicadas, os métodos de trabalho são padronizados.

Assim, além de otimizar as rotinas, você consegue contratar uma solução mais adequada.

5.4. Verificar se o sistema garante a escalabilidade

Um dos principais objetivos de qualquer gestor é conseguir promover o crescimento do negócio. Para evitar custos desnecessários futuramente, é preciso contar com uma solução que seja escalável. Ou seja, que possui capacidade para suportar o aumento do volume de dados e de processos.

Portanto, vale a pena verificar se o sistema em questão possui a possibilidade de aumentar a base de dados e continuar oferecendo suporte para a sua gestão, sem que se perca em qualidade. Isso é fundamental para que seu investimento não seja desperdiçado no longo prazo.

5.5. Avaliar como a fornecedora do software oferece suporte

Outro ponto que deve ser avaliado na hora de contratar um TMS é se a empresa desenvolvedora fornece suporte aos usuários. Sempre que uma nova solução é adotada, é preciso lidar com a aceitação dos colaboradores em relação às mudanças, além do tempo necessário para que o aprendizado seja absorvido.

Se a empresa n√£o fornece um suporte que v√° al√©m da aplica√ß√£o de treinamentos sobre a utiliza√ß√£o do sistema, essas quest√Ķes podem se tornar ainda mais complicadas ‚ÄĒ j√° que depois da implementa√ß√£o podem surgir d√ļvidas e outros problemas operacionais.

5.6. Fazer pesquisas sobre a empresa desenvolvedora

Antes de escolher um sistema, o ideal é pesquisar sobre a empresa fornecedora do software e a reputação que ela possui no mercado. Para isso, vale a pena consultar os clientes que contam com o serviço.

Assim, é possível saber se realmente existe qualidade e se o atendimento prestado é satisfatório.

5.7. Avaliar o custo-benefício

O pre√ßo √© um dos fatores que mais influenciam na hora de decidir por contratar um servi√ßo. Contudo, ele n√£o deve ser o √ļnico. √Č preciso avaliar a qualidade dos servi√ßos, o tipo de atendimento, o suporte, entre outros aspectos.

Ao mesmo tempo, vale a pena lembrar que um pre√ßo acima de mercado n√£o √© sin√īnimo de excel√™ncia. Portanto, √© preciso avaliar todas as vantagens e desvantagens que os sistemas oferecem e s√≥ ent√£o tomar a decis√£o.

Al√©m disso, muitos gestores ainda encaram a ado√ß√£o de um sistema como um gasto a mais para a empresa. Entretanto, com todos os benef√≠cios que essa solu√ß√£o proporciona, √© seguro dizer que a rela√ß√£o custo-benef√≠cio √© satisfat√≥ria ‚ÄĒ principalmente se considerarmos que, com a redu√ß√£o de custos, o investimento √© pago depois de certo tempo.

Como se pode ver, o Transportation Management System √© uma solu√ß√£o que visa facilitar e aprimorar os processos de transporte, al√©m de dar suporte ao gestor na tomada de decis√Ķes e na elabora√ß√£o de estrat√©gias mais inteligentes. Apesar da resist√™ncia que alguns gestores possuem em investir em uma √©poca em que a redu√ß√£o de custos se faz necess√°ria, podemos afirmar que a ado√ß√£o de um sistema proporciona uma rela√ß√£o custo-benef√≠cio altamente compensat√≥ria.

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