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Auditoria de faturas: saiba como a tecnologia pode te ajudar

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Quantas vezes você despachou uma mercadoria e, poucos dias depois, deparou-se com divergências entre os valores de frete calculados pela sua loja e os efetivamente cobrados pelas transportadoras? Problemas como esses são comuns, especialmente para quem não trabalha com um sistema de TMS embarcador (Transportation Management System ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Transportes), um software que provê, entre outras coisas, inteligência operacional ao seu fluxo logístico por meio da realização automática de auditoria de faturas.

Se sua empresa também tem dificuldades na organização dos pagamentos de fretes, problemas de comunicação entre as áreas financeira e logística e frequentes dúvidas sobre a exatidão dos dados de Conhecimento de Transporte (CT-e) e faturas enviadas pelas transportadoras, vale a pena conhecer mais sobre o módulo de autoria(também chamado de conciliação de fretes), presente em um TMS embarcador de alta performance.

Sua empresa pode estar perdendo dinheiro por falta de controle. Entenda o porquê.

O fim do eterno ruído de comunicação entre área financeira e logística

Um dos gaps de comunicação mais comuns da cadeia logística aplicada ao varejo se dá no momento de contratação e pagamento de fretes. Isso porque, em geral, a responsabilidade de aprovação desses pagamentos está exclusivamente com a área financeira, que organiza o fluxo de quitação com base nas faturas enviadas via e-mail pelas transportadoras. O problema é que, ao visualizar os documentos fiscais, o setor financeiro não tem a segurança necessária para saber se os valores ali contidos estão corretos, em linha com as tabelas de frete e os valores pré-acordados.

Mesmo quando os valores estão corretos, perde-se valioso tempo ligando para a área de logística, a fim de conseguir a validação de cada fatura. Se estão errados, inicia-se então uma verdadeira batalha para descobrir onde estão as divergências.

Essa discrepância pode estar em vários pontos, como por exemplo, na diferença entre o valor do ICMS cobrado pela transportadora e o registrado no sistema. Existem inclusive taxas que são cobradas de acordo com o que ocorre no processo de entrega, tornando impossível sua conferência sem que a entrega seja monitorada (exemplo: taxa de reentrega, quando a carga não pode ser recebida na primeira tentativa). A questão é que quando não há integração entre os sistemas da transportadora e do embarcador, descobrir em quais dos componentes de frete residem os desvios custa tempo e aborrecimento.

Pior ainda é quando os equívocos passam despercebidos aos olhos dos gestores, o que faz com que a empresa perca receita pela simples ausência de um adequado sistema de controle logístico. Atualmente, entretanto, muitas empresas de ponta do varejo têm o auxílio da tecnologia para fazer a auditoria de faturas e validar operações.

A importância de ter um TMS com módulo de auditoria de faturas

Um TMS embarcador é o sistema indispensável para todo os gestores que trabalham no varejo (tradicional ou online). Essa solução permite acompanhamento das entregas em tempo real por meio do módulo de rastreamento. Até as notificações do status da entrega são disparadas automaticamente aos destinatários de suas mercadorias.

O sistema também faz simulação de rotas, gestão de despachos e cálculo automático do frete, com base em dados parametrizáveis pelo próprio embarcador. Com essa funcionalidade, é possível estimar os valores cobrados pelas empresas de transporte; esse é o ponto de partida para o sucesso do módulo que se faz protagonista desse post: a auditoria de faturas (conciliação de fretes).

O módulo Auditoria ou Conciliação de Fretes evita dores de cabeça como as citadas acima. O sistema é abastecido automaticamente por meio de um match entre pedidos e documentos de transportes compartilhados. Com os filtros, você pode listar os pedidos que quer identificar, verificando em um dashboard interativo os custos previstos (FRETE TMS) versus o custo praticado (FRETE DOCUMENTO) podendo confrontar valores divergentes e ponderar.

As funcionalidades do módulo auditoria de faturas

Confronto entre valores faturados e estimados em sistema

A conferência das faturas é um processo moroso, em que o nível de detalhamento pode chegar a resultados bem diferentes. A verificação de dezenas de milhares de documentos de embarque, CT-es e faturas pode ser custosa e repleta de falhas. Assim, esse é um processo em que a automação faz sentido.

Ao perceber eventuais conflitos entre valores previstos e cobrados, é possível clicar no pedido e visualizar maiores detalhes financeiros. Todas as divergências serão destacadas na tela, oferecendo subsídios para que o embarcador possa renegociar valores cobrados e reduzir custos, por meio uma análise rápida e precisa (é possível, inclusive, compartilhar o PREFAT para o transportador com a sinalização das ponderações de divergência). Perceba que estamos falando de simplificação de processos e redução de custos nos contratos com as transportadoras. Tudo simultaneamente.

Margem de tolerância parametrizável

Vale a pena destacar que pequenas divergências podem ser ignoradas, caso o embarcador queira configurar um limite de tolerância de divergência em sistema. Tudo o que estiver fora da margem ajustada será destacado na tela, facilitando a visualização do choque entre custo de frete estimados e custo praticado nos Conhecimentos de Transporte (CT-es)/ Notas Fiscais de Serviço de Transporte (NFS-es) emitidos.

Percebeu que a gestão de frete para e-commerce, varejo tradicional e multicanal pode ser descomplicada e simples de ser acompanhada, ainda que você tenha uma imensa quantidade de faturas e entregas para monitorar? Quando uma empresa do setor começa a crescer, um dos mais críticos obstáculos para sua expansão passa a ser a logística, especialmente a coordenação do processo de frete dos produtos.

Nesse momento, adotar uma ferramenta de inteligência logística, que conecte de ponta a ponta sua operação entrega e pagamento de faturas (sem que o lojista tenha que se envolver em processos técnicos) é essencial para a redução de custos (com retorno garantido sobre o investimento), aumento da produtividade e maior sintonia nas operações logísticas.

Agora que você compreendeu a importância de ter uma solução para gerenciar o custo dos seus fretes, continue aprendendo e descubra agora Como utilizar TMS para otimizar suas entregas e melhorar resultados.

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