Tecnologiaauditoria de faturas - tecnologia

Quantas vezes você despachou uma mercadoria e, poucos dias depois, deparou-se com divergências entre os valores de frete calculados pela sua loja e os efetivamente cobrados pelas transportadoras? Problemas como esses são comuns, especialmente para quem não trabalha com um sistema de TMS embarcador (Transportation Management System ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Transportes), um software que provê, entre outras coisas, inteligência operacional ao seu fluxo logístico por meio da realização automática de auditoria de faturas.

Se sua empresa também tem dificuldades na organização dos pagamentos de fretes, problemas de comunicação entre as áreas financeira e logística e frequentes dúvidas sobre a exatidão dos dados de Conhecimento de Transporte (CT-e) e faturas enviadas pelas transportadoras, vale a pena conhecer mais sobre o módulo de autoria (também chamado de reconciliação de faturas), presente em um TMS embarcador de alta performance.

Sua empresa pode estar perdendo dinheiro por falta de controle! Acompanhe o post!

O fim do eterno ruído de comunicação entre área financeira e logística

Um dos gaps de comunicação mais comuns da cadeia logística aplicada ao varejo se dá no momento de contratação e pagamento de fretes. Isso porque, em geral, a responsabilidade de aprovação desses pagamentos está exclusivamente com a área financeira, que organiza o fluxo de quitação com base nas faturas enviadas via e-mail pelas transportadoras. O problema é que, ao visualizar os documentos fiscais, o setor financeiro não tem a segurança necessária para saber se os valores ali contidos estão corretos, em linha com as tabelas de frete e os valores pré-acordados.

Mesmo quando os valores estão corretos, perde-se valioso tempo ligando para a área de logística, a fim de conseguir a validação de cada fatura. Se estão errados, inicia-se então uma verdadeira batalha para descobrir onde estão as divergências.

Essa discrepância pode estar na diferença entre o valor do ICMS cobrado pela transportadora e o registrado no sistema. Existem inclusive taxas que são cobradas de acordo com o que ocorre no processo de entrega, tornando impossível sua conferência sem que a entrega seja monitorada (exemplo: taxa de reentrega, quando a carga não pode ser recebida na primeira tentativa). A questão é que quando não há integração entre os sistemas da transportadora e do embarcador, descobrir em quais dos componentes de frete residem os desvios custa tempo e aborrecimento.

Pior ainda é quando os equívocos passam despercebidos aos olhos dos gestores, o que faz com que a empresa perca receita pela simples ausência de um adequado sistema de controle logístico. Atualmente, entretanto, muitas empresas de ponta do varejo têm o auxílio da tecnologia para fazer a auditoria de faturas e validar operações.

A importância de ter um TMS com módulo de auditoria de faturas

Um TMS embarcador é o sistema indispensável para todo os gestores que trabalham no varejo (tradicional ou online). Essa solução permite acompanhamento das entregas em tempo real por meio do módulo de rastreamento. Até as notificações do status da entrega são disparadas automaticamente aos destinatários de suas mercadorias.

O sistema também faz simulação de rotas, gestão de despachos e cálculo automático do frete, com base em dados parametrizáveis pelo próprio embarcador. Com essa funcionalidade, é possível estimar os valores cobrados pelas empresas de transporte; esse é o ponto de partida para o sucesso do módulo que se faz protagonista desse post: a auditoria de faturas.

O módulo Auditoria ou Reconciliação de Faturas evita dores de cabeça como as citadas acima. O sistema é abastecido automaticamente com todas as faturas emitidas pelas transportadoras, por meio da integração entre aplicações. Com os filtros, você pode listar todas as faturas, verificando em um dashboard dados como nome das empresas, tipo de cobrança da fatura (banco ou carteira), datas de emissão e vencimento, além de colunas que confrontam os valores calculados (via sistema) e faturados. É aqui que você consegue visualizar eventuais divergências.

As funcionalidades do módulo auditoria de faturas

Confronto entre valores faturados e estimados em sistema

A conferência das faturas é um processo moroso, em que o nível de detalhamento pode chegar a resultados bem diferentes. A verificação de dezenas de milhares de documentos de embarque, CT-es e faturas pode ser custosa e repleta de falhas. Assim, esse é um processo em que a automação faz sentido.

Ao perceber eventuais conflitos entre valores previstos e cobrados, é possível clicar na fatura e visualizar maiores detalhes financeiros. Você será então levado a uma outra tela, que apresentará minuciosamente todos os componentes de frete que geraram a fatura emitida. Todas as divergências serão destacadas na planilha, oferecendo subsídios para que o embarcador possa renegociar valores cobrados e reduzir custos, por meio uma análise rápida e precisa (é possível, inclusive, emitir relatórios de divergências). Perceba que estamos falando de simplificação de processos e redução de custos nos contratos com as transportadoras. Tudo simultaneamente.

Margem de tolerância parametrizável

Vale a pena destacar que pequenas divergências podem ser ignoradas, caso o embarcador queira configurar um limite de tolerância em sistema. Tudo o que estiver fora da margem ajustada será destacado na tabela, facilitando a visualização do choque entre fretes estimados e faturas/soma dos Conhecimentos de Transporte (CT-es) emitidos.

Facilidade para identificação de erros na classificação fiscal

Outro benefício desse módulo é que a conciliação entre os pedidos realizados e o frete calculado em sistema facilita, ainda, a identificação de erros na classificação fiscal (que pode estar gerando, por exemplo, alíquotas de ICMS maiores do que a legislação determina, causando prejuízos silenciosos à empresa).

Visualização do CT-e diretamente no site da Secretaria da Fazenda (Sefaz)

Mais um exemplo da força da integração no aumento da produtividade e redução de tempo com tarefas burocráticas. Caso seja necessário, o acesso ao CT-e emitido pela transportadora pode ser feito com um simples clique na chave de acesso, que direcionará o usuário ao site da Secretaria da Fazenda (Sefaz). Uma das marcas dos módulos de um TMS embarcador é justamente suas inúmeras possibilidades de integração com outras funcionalidades logísticas.

Percebeu que a gestão de frete para e-commerce, varejo tradicional e multicanal pode ser descomplicada e simples de ser acompanhada, ainda que você tenha uma imensa quantidade de faturas e entregas para monitorar? Quando uma empresa do setor começa a crescer, um dos mais críticos obstáculos para sua expansão passa a ser a logística, especialmente a coordenação do processo de frete dos produtos.

Nesse momento, adotar uma ferramenta de inteligência logística, que conecte de ponta a ponta sua operação entrega e pagamento de faturas (sem que o lojista tenha que se envolver em processos técnicos) é essencial para a redução de custos (com retorno garantido sobre o investimento), aumento da produtividade e maior sintonia nas operações logísticas.

Agora que você compreendeu a importância de ter uma solução para gerenciar a auditoria de faturas, continue conosco e descubra agora Como utilizar TMS para otimizar suas entregas e melhorar resultados! Até a próxima!