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A cotação de frete é um processo demorado e burocrático, mas essencial para garantir que as melhores contratações sejam feitas — considerando as variáveis relevantes para o negócio, que, normalmente, envolvem preço, prazo e qualidade.
Apesar dos desafios e dificuldades que a atividade apresenta na rotina de uma empresa, é possível encontrar soluções que ajudem a otimizar o fluxo de trabalho e uma delas é a automatização. Quer saber como a tecnologia pode beneficiar suas operações? Continue com a leitura e confira!
Benefícios da cotação de frete automatizada
1. Padronização do processo
A primeira grande vantagem de automatizar uma área é a padronização dos processos, a qual diz respeito à coleta e inserção dos dados no sistema e execução da atividade, principalmente. Isso quer dizer que, independentemente de qual colaborador vai realizar a tarefa, existe a garantia de uniformidade.
Essa padronização auxilia na redução de custos à medida que corrige as falhas antes da formalização do fluxo de trabalho e diminui os índices de erros e necessidade de retrabalhos. Com isso, evita-se o desperdício de tempo, recursos e mão de obra.
2. Ganho de produtividade da equipe
A realização manual de uma tarefa a torna mais demorada, sujeita a erros de execução e extravios de informações. Por outro lado, investir em tecnologia permite que muitas rotinas operacionais sejam concluídas de forma automática, o que diminui a quantidade de tarefas repetitivas e burocráticas sob a responsabilidade dos colaboradores.
Assim, consegue-se alcançar economia de tempo, fazendo com que as equipes concluam um volume maior de demandas em menos tempo. Por outro lado, também é possível aproveitar essas pessoas para a realização de outras tarefas mais táticas e estratégicas, como a identificação e aplicação de melhorias e o desenvolvimento do relacionamento com fornecedores.
3. Maior agilidade no processo de cotação
Além de melhorar a produtividade dos colaboradores, o investimento em um sistema que permite a automatização da cotação de frete também garante mais agilidade ao processo. A principal vantagem disso é que a contratação das transportadoras também é feita com mais agilidade.
Com esses benefícios, as cargas passam a ser liberadas com menos tempo, refletindo no prazo informado para o cliente e garantindo sua satisfação. Portanto, pode-se dizer que otimizar a parte inicial de uma operação de transporte é uma decisão que garante benefícios de ponta a ponta — refletindo até mesmo na experiência de compra que um consumidor tem no seu negócio.
4. Aumento da previsibilidade da demanda nas outras áreas
A automatização da cotação e contratação de frete não garante benefícios apenas para a gestão de transportes. Veja, a seguir, como o uso da tecnologia gera impactos positivos na empresa.
Para vendas um dos problemas mais recorrentes na integração entre a área de Vendas e Logística é alcançar o equilíbrio entre a demanda e a disponibilidade de veículos para realizar as entregas — em muitos casos, as negociações fechadas superam a oferta de caminhões, gerando gargalos na operação e até mesmo atrasos no transporte, se a situação não for bem administrada. Por outro lado, ao automatizar a cotação de frete, você tem uma garantia maior de que todos os pedidos serão atendidos, visto que várias transportadoras recebem a proposta em vez de a solicitação ficar restrita a alguns fornecedores.
Para o time de armazenagem quando se consegue previsibilidade a respeito da demanda de vendas e a quantidade de veículos disponibilizados para a realização das entregas, a gestão de estoque consegue, consequentemente, planejar o volume de trabalho para determinado período.
Para o relacionamento com o cliente quando um prazo de entrega é repassado para o cliente na hora, ele envolve não só o transit time, mas também o tempo necessário para concluir os processos internos — separação de pedidos, consolidação das cargas, emissão de documentação, liberação dos veículos, entre outros.
Como o frete automatizado pode ser implementado
É necessário investir em tecnologia, adotando uma solução que ofereça a funcionalidade de otimizar a cotação e o cálculo de frete. O TMS — sigla em inglês para Sistema de Gerenciamento de Transporte — garante a execução automatizada dessas tarefas, além de outras rotinas, como auditoria de faturas, rastreamento de entregas, gestão de despacho, reembolso dos Correios, entre outras.
Além disso, também é possível contar com uma ferramenta de análise, que ajuda a aumentar a inteligência logística do negócio. Por meio dela, o gestor passa a ter maior visibilidade sobre as informações e o desempenho dos processos, aumentando o conhecimento e conseguindo tomar decisões mais acertadas.
Dito isso, a parte prática da implementação envolve a padronização dos processos — que funciona como uma via de mão dupla, visto que, ao mesmo tempo em que ela é necessária para adotar o sistema, passa a ser uma das vantagens que ele proporciona, já que se consegue eliminar desperdícios, etapas desnecessárias, adotar melhorias e ter um fluxo de trabalho mais uniforme.
Além disso, algumas outras etapas são necessárias, como:
- treinamento dos colaboradores sobre a nova ferramenta;
- acompanhamento da implementação e levantamento de necessidade de ajustes;
- monitoramento dos resultados depois do início do uso do sistema.
Exemplos de empresas beneficiadas com o investimento em tecnologia
Empresas que investem em uma solução de cotação de frete e automatização do processo de contratação do serviço percebem rapidamente os benefícios que a tecnologia proporciona, alguns deles já no curto prazo. Entre elas:
Amaro
A empresa conseguiu aumentar o controle sobre a sua operação Omnichannel, através do rastreamento dos pedidos e controlando os serviços de frete. Além disso, o sistema da Intelipost, ofereceu uma flexibilidade maior realizando a integração com o ERP utilizado pela empresa.
Cadence
A organização conseguiu resolver diversos problemas desde a gestão dos pedidos, passando pelo acompanhamento das entregas até a análise do desempenho das transportadoras. Com isso, conseguiu agregar inteligência logística às operações por meio da utilização do software da Intelipost.
Quando se investe em otimização dos processos — como é o caso da automação da cotação de frete —, ganha-se em eficiência, produtividade e qualidade (entre outros benefícios). Com essas melhorias, torna-se possível perceber a redução dos custos operacionais, visto que a empresa passa a utilizar melhor os recursos, evitando desperdícios e aproveitando todo o potencial do negócio.
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