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Quando a logística é gerida de forma eficaz, com processos otimizados e bem estruturados, ela ajuda a melhorar os resultados organizacionais, ainda que suas atividades sejam altamente operacionais. Ou seja, é possível fazer com que a gestão dos transportes, por exemplo, seja utilizada de forma a aprimorar a experiência do cliente, melhorando o relacionamento e garantindo sua satisfação.

Contudo, isso só é possível quando há eficácia no controle de todas as atividades, de ponta a ponta. Isso envolve acompanhar a operação, identificar falhas, criar soluções efetivas, elaborar novos planos de ação e promover melhorias nos processos.

Pensando nisso, resolvemos falar como um software pode ser um grande aliado da gestão e como ele auxilia a otimizar os métodos de trabalho, garantindo uma série de benefícios. Para saber mais sobre o assunto, basta continuar acompanhando a leitura!

O que é um software TMS

O TMSTransportation Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Transportes — é um sistema desenvolvido para empresas que trabalham com a distribuição de produtos e  materiais e precisam de uma solução que ajude a gerenciar, com maior eficácia, o processo de entregas por meio da contratação de transportadoras.

Este é um software bem completo no que diz respeito às rotinas relacionadas ao transporte, fornecendo total controle e automação de atividades como agendamento das entregas, emissão e conferência de documentos, por exemplo. Além disso, pode funcionar como um “braço” do ERP, integrando as informações e tornando a gestão ainda mais eficaz — visto que passa a fornecer um controle ainda maior sobre os processos e os dados gerados.

Pode ser adotado tanto por empresas que possuem frota própria quanto pelas que contratam terceiros para o serviço, além de operadores logísticos. Ou seja, independentemente do ramo de atuação, o TMS pode ser uma ótima opção para gerenciar a logística da sua loja. Confira mais detalhes nos tópicos a seguir.

A simulação do processo

O TMS oferece a possibilidade de fazer uma simulação do cálculo do frete que será cobrado para cada entrega. Este é um ponto fundamental para todo o processo de contratação e avaliação do custo, já que, ao fazer o comparativo entre as transportadoras disponíveis, permite planejar e analisar melhor cada etapa, ajudando a criar uma tomada de decisão mais precisa, tornando a gestão ainda mais eficaz e barata.

Além disso, essa simulação aumenta a segurança e a confiabilidade para a pessoa responsável por essa atividade, haja vista que todas as informações são geradas com base nos dados inseridos no sistema, o que proporciona uma visualização mais clara e eficiente de qual é a melhor solução a ser adotada.

Além de tornar o processo mais confiável, o sistema realiza sua automação, tornando-o ainda mais ágil — eliminando a necessidade de realizar a tarefa manualmente, que pode proporcionar ganhos de escala para a empresa.

O cálculo de frete

Cada transportadora utiliza um modelo de precificação de frete diferente — que pode ser, por exemplo, por peso, valor de nota fiscal, quilômetro rodado, urgência ou a junção de muitas variáveis —, o que faz com que o cálculo seja muito complexo. Imagine o tempo que se perde realizando cotações e solicitando aos colaboradores para que façam os cálculos manualmente: perde-se em produtividade e em agilidade.

Por meio de um sistema TMS, utilizam-se as tabelas de frete de cada transportadora contratada pela empresa, considerando todas as variáveis da formação de preço e automatizando totalmente o serviço de cálculo de frete. Isso faz com que o cruzamento de todos os dados seja feito sem riscos de erros, guiando o gestor para uma tomada de decisão precisa e acertada.

Além disso, essa solução permite que o cálculo seja feito entre diversas transportadoras, possibilitando que a melhor opção seja contratada, considerando questões como preço, prazo, modal e risco, por exemplo. Dessa forma, você tem a segurança de que a estratégia mais adequada foi escolhida, fornecendo o melhor custo-benefício, de acordo com as características de cada entrega.

A gestão de despacho

O módulo de gestão de despachos permite a integração com transportadoras — via EDI, por exemplo — e a automação de atividades operacionais referentes a esse processo, como a geração de romaneios, solicitação de coleta para as transportadoras e a emissão de etiquetas de postagem. Já que a agilidade na conclusão das tarefas é um dos benefícios da automação de um processo, podemos dizer que a etapa da expedição se torna mais produtiva e rápida.

Além disso, também é possível acionar as transportadoras de maneira mais ágil, haja vista que a troca de informações, por meio da integração entre sistemas, se torna automática. Com isso, é possível obter uma redução considerável no lead time do pedido, promovendo a redução de custos, aumento da qualidade do serviço e ainda maior satisfação dos clientes com relação ao prazo de entrega.

Agendamento de entregas

Quando uma empresa trabalha com entregas fracionadas e bem pulverizadas, planejar rotas otimizadas se torna um grande desafio. Nesse sentido, a consolidação das cargas passa a ser uma solução viável, considerando os custos da operação. Contudo, pode fazer com que haja demora na liberação dos pedidos, atrasando o lead time em virtude da espera no surgimento de mais cargas para a região.

Para contornar o dilema prazo x custos, vale a pena adotar o agendamento de entregas, em que uma data é acordada com o cliente, tornando possível planejar melhor a rota — de acordo com a frequência de envio para determinado lugar. Ele também ajuda a evitar a incidência de reentregas, geradas em decorrência de situações como “destinatário ausente”.

O TMS permite essa função e ajuda no controle da data do envio dos pedidos, de acordo com a data agendada e levando em consideração o prazo de entrega determinado para o destino em questão, possibilitando que o transporte seja acionado no momento certo, ou enviando a informação para que o operador saiba quando as cargas devem ser liberadas.

Rastreamento e gestão de ocorrências

Quando não se tem controle sobre determinada operação, aumenta-se a imprevisibilidade dos resultados e diminui-se a oportunidade de uma ação rápida e eficaz. O raciocínio vale para o serviço de transporte: quanto mais informações houver a respeito dos status das entregas, maior é a possibilidade de se antecipar aos riscos e adotar medidas acertadas.

Além de dar ao gestor um suporte no acompanhamento do serviço, o rastreamento das entregas permite realizar a gestão das ocorrências e, assim, realizar  notificação proativa. Ou seja, prever o problema e avisar o cliente imediatamente. Também se torna possível gerar mais informações para o SAC, que pode utilizá-las para informar ao cliente sobre o status do seu pedido, ou mesmo reduzir a carga de trabalho nesse setor, já que, em alguns casos, o cliente é avisado antes mesmo de entrar em contato com a central, de forma automática pelo sistema.

Esta automatização permite que o gestor possa parar de agir de forma reativa — buscando soluções apenas quando os problemas são apresentados pelo cliente — e passe a acompanhar sua operação em tempo real, sabendo dos imprevistos que possam ocorrer e se antecipando a eles. Com isso, é possível elaborar soluções mais eficazes, que ajudam a prevenir a concretização dos riscos, ou minimizar seus impactos negativos. Ainda que algo ocorra, é possível notificar os clientes, antes que eles tomem ciência da situação e entrem em contato com a central — o que ajuda a reduzir suas expectativas e gerar menos insatisfação com o serviço.

A gestão de transportes já é, por si, uma área que gera custos elevados para uma empresa — principalmente em decorrência dos gastos com frete. Quando há problemas como trocas, devoluções ou necessidade de reentrega, o custo total da operação pode comprometer uma fatia grande dos lucros, ou mesmo inviabilizar o processo — ou, para não deixar de atender o cliente, causar prejuízos consideráveis.

Realizar o rastreamento das entregas e fazer a gestão de ocorrências ajuda a controlar melhor essa etapa e atribuir de forma adequada as responsabilidades. Um bom exemplo disso é o controle de avarias e extravios, pelo qual, se previsto em contrato, pode ser feito o pedido de reembolso por parte da transportadora responsável por esse tipo de falha.

Auditoria de faturas

Este é um módulo do TMS que permite fazer a auditoria dos CT-e, além de faturas emitidas por Correios e demais transportadoras, comparando com o valor que está sendo enviado na fatura da transportadora contra o que foi negociado. O sistema realiza a automação, fazendo com que o cálculo seja feito automaticamente, reduzindo o tempo necessário para a conclusão do processo, o que atrasaria todas as etapas posteriores e comprometeria a produtividade da equipe responsável.

Além disso, é possível contar com o fato de que, com essa auditoria sendo realizada de forma totalmente automatizada, o risco de erros durante o processo é nulo — já que as informações são cruzadas com as tabelas de frete, comparando o valor adequado com o que está descrito na cobrança enviada pela transportadora.

Logística reversa

Enquanto o fluxo normal da logística visa recolher os produtos na empresa e entregá-los aos clientes, a logística reversa trata do processo inverso. Ou seja, a coleta do item no seu destino e o retorno até o ponto de origem. Conseguir realizar uma gestão adequada é uma questão de adequação à legislação, já que — de artigo 49 do Código de Defesa do Consumidor —, o cliente possui o direito de arrependimento e, dentro de um prazo de 7 dias, pode efetuar a devolução, sem ônus.

Ou seja, é dever da empresa arcar com os custos, além de tentar garantir a satisfação do seu consumidor. O que acaba representando um grande desafio. Apesar disso, é possível incorporar estratégias diferentes — como contratação de mão de obra profissional, adoção de parceiros de negócios que possuem o know-how, e, principalmente o investimento em tecnologia — que ajudam a garantir uma logística reversa eficaz.

Reembolso dos Correios

Algumas empresas utilizam os Correios como um parceiro logístico para realizar a entrega dos seus produtos. Nesta operação, quando há extravio ou avaria de algum item — ou mesmo atraso na entrega — e a responsabilidade da ocorrência é deles, é possível obter o reembolso de um percentual do valor. Algumas soluções de TMS permitem a realização desse controle e fazem a solicitação para a empresa.

Avaliação de desempenho e análises gerenciais

Uma das maiores vantagens que um sistema pode oferecer para as empresas é a possibilidade de gerar relatórios que dão uma visão resumida e precisa a respeito dos resultados dos processos. O TMS possui esse módulo, em que se torna possível avaliar o desempenho de cada etapa, fornecendo suporte na tomada de decisão e redirecionamento das estratégias — se for identificada a necessidade de mudanças.

Com essas informações, é possível elaborar dashboards — muito relevantes para a apresentação dos resultados à alta gerência e rápida visualização dos dados, visto que as informações relevantes são dispostas de maneira resumida — e criar indicadores de desempenho para cada processo.

Nesse caso, para que o sistema possa dar um suporte ainda maior para tornar a gestão mais eficaz e aprimorar os resultados, só é preciso tomar o cuidado de desenvolver as métricas — ponto de partida para a elaboração dos indicadores — de maneira coerente com a estratégia empresarial. Assim, torna-se possível acompanhar informações que realmente são relevantes para fazer com que os objetivos do negócio sejam alcançados, ao mesmo tempo que se elimina a criação de diversos controles.

Ou seja, além de proporcionar os benefícios operacionais, por meio da automação dos processos, o sistema também auxilia na criação de uma gestão mais eficaz, além da possibilidade de aprimorar os resultados — em decorrência da análise das informações passadas e identificação de soluções e melhorias mais acertadas.

Vantagens do TMS para as empresas

Como você já pode perceber, o TMS exerce um papel fundamental para os níveis operacional e tático da empresa. Além de todas as possibilidades que já foram expostas até aqui, vale a pena falar dos benefícios que essa ferramenta proporciona, mostrando como ela é capaz de auxiliar diretamente no aprimoramento dos resultados. Veja:

  • Decisões de transporte mais acertadas, o que proporciona a melhoria na utilização dos recursos;
  • Composição e consolidação das cargas de maneira mais eficaz e planejamento das rotas otimizado;
  • Redução dos custos com transporte e melhoria nos níveis de serviço de entrega;
  • Disponibilização e compartilhamento das informações em tempo real;
  • Maior agilidade na execução e finalização dos processos;
  • Levantamento de dados mais acurados a respeito dos custos de frete, além da possibilidade de análises sob óticas diferentes — por cliente, por produto, por região etc.

Estas são apenas algumas vantagens que o software pode proporcionar. Porém, a parte mais interessante é que muitas delas já podem ser percebidas em curto prazo, principalmente a parte de controle e agilidade dos processos. Além disso, a partir do momento que se automatizam as atividades, a equipe que era utilizada para a realização dos trabalhos manuais pode ser redirecionada para resolver assuntos mais relevantes, ajudando a melhorar a estratégia aplicada.

7 dicas para escolher um sistema de qualidade

Apesar dos benefícios que o TMS proporciona para a gestão de transportes, o processo de escolha de um sistema de qualidade deve ser bem planejado e cuidadoso, levando em consideração alguns pontos essenciais. A seguir, vamos oferecer algumas dicas que vão ajudar você a escolher a melhor opção para a sua empresa:

1. Verifique se o sistema responde às necessidades de sua empresa

O primeiro passo para escolher um software de qualidade é avaliar quais são os motivos que levam você a essa escolha. Ou seja, é válido fazer uma lista com todos os problemas que precisam ser solucionados. Assim, fica bem claro quais são suas necessidades e os processos relacionados a elas.

Depois disso, é possível iniciar as buscas por uma solução que se encaixe o máximo possível dentro desses parâmetros que foram definidos.

2. Analise as funcionalidades oferecidas

Durante o processo de busca do sistema ideal, você encontrará várias soluções que oferecem funcionalidades bem diversificadas. Veja quais delas melhor se aplicam ao que você busca em um sistema.

Muitas vezes, alguns investimentos dão errado pelo fato de que as empresas buscam se adequar ao sistema, em vez de exporem suas particularidades e permitirem que o sistema se adapte às suas operações. Por isso, e pelas questões que vamos expor adiante, é importante avaliar as características do software.

3. Veja o quão flexível o sistema pode ser

Sabe as particularidades que citamos? Elas podem fazer com que seja necessário contar com um sistema mais flexível, que permita a realização de algumas customizações. Quando se contrata uma solução estruturada e limitada, a possibilidade de que seus processos não se encaixem e tornem o software ineficaz é muito grande.

Mas, antes disso, você precisa fazer o mapeamento e a análise dos seus processos, buscando entender melhor como eles funcionam, identificando as oportunidades de melhorias e necessidade de mudanças, fazendo a padronização posteriormente. Dessa forma, além de saber melhor o que o sistema deve apresentar, você reduz drasticamente os índices de erros na hora de inserir as informações — o que pode gerar falhas e falta de confiabilidade no processo de análise dos dados, posteriormente.

4. Verifique a escalabilidade

Muitas empresas têm, por definição, o objetivo de crescer no mercado. Imagine contratar uma solução que não é escalável, que não acompanhará o crescimento do seu negócio e, depois de um tempo, precisa ser trocada — gerando a necessidade de novo investimento, desperdiçando o dinheiro da aquisição anterior.

Assim, vale a pena analisar se o sistema possui a capacidade de aumentar a base de dados e continuar oferecendo suporte à gestão de transporte, sem que se perca qualidade, confiabilidade e a segurança das informações.

5. Procure saber se a empresa desenvolvedora oferece suporte ao usuário

Outro ponto fundamental na aquisição de um TMS é o suporte que a empresa desenvolvedora fornece para os usuários. Quando uma nova solução é implementada, é preciso lidar com a resistência dos colaboradores e sua aceitação das mudanças que acontecerão na rotina. Se não houver um suporte que vá além do treinamento, o processo de adaptação e aprendizado se torna ainda mais complicado e demorado do que o necessário.

6. Faça uma pesquisa sobre a empresa

Durante a escolha do sistema, também vale a pena pesquisar a respeito da empresa que desenvolve a solução e, principalmente, a opinião que seus clientes possuem sobre seus serviços. Com isso, é possível fazer um levantamento sobre a reputação, a qualidade do atendimento e da solução oferecida, entre outras questões relevantes.

7. Avalie o custo-benefício

Muitos gestores, infelizmente, ainda possuem a tendência de avaliar a adoção de um sistema como um custo para a empresa. Porém, é preciso ver que, apesar do dinheiro que é investido na contratação, a tecnologia proporciona diversos benefícios, inclusive a redução de custos — fazendo com que, dentro de alguns meses, o investimento seja pago.

Contratar um TMS bem caro não é sinônimo de que se terá a melhor solução para sua empresa, do mesmo jeito que escolher o mais barato pode fazer com que você não consiga obter tudo o que espera de um sistema. Assim, considere as vantagens e desvantagens de cada sistema, seu valor e só depois tome a decisão.

Estes são apenas alguns aspectos básicos que devem ser levantados durante a busca pelo sistema que será adotado. Porém, se alguma necessidade a mais for levantada, vale a pena considerá-la na análise. O importante é planejar bem todos os pontos, pois são eles que guiarão a uma decisão mais acertada.

Como se pode ver, o TMS é capaz de proporcionar informações relevantes de forma imediata, auxiliando na antecipação dos riscos e oportunidades, fazendo com que essa agilidade seja o fator principal de criação de vantagem competitiva. Com isso, torna-se cada vez mais possível identificar e implantar soluções de melhorias para os processos, que acabam aprimorando os resultados da gestão de transportes em sua empresa.

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