TecnologiaEDI - e seu papel no transporte

Com os mercados cada vez mais competitivos, as empresas precisam buscar soluções que ajudem a otimizar seus processos e conseguir criar um diferencial. Para isso, a correta aplicação da tecnologia no apoio ao negócio torna-se essencial para o crescimento  e busca pela excelência.

Nesse sentido, o conceito de EDI surgiu e com ele uma simplicidade maior no compartilhamento de informações. No artigo de hoje vamos falar mais sobre esse método, como ele pode ser aplicado na área de logística e os benefícios que ele proporciona. Continue com a leitura e confira agora mesmo!

EDI — Electronic Data Interchange

O EDI — Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português — pode ser definido como uma tecnologia que possui o objetivo de padronizar e otimizar a comunicação entre sistemas de informação variados, independentemente de quem os desenvolveu.

Essa troca de informações é viabilizada quando as empresas que desejam fazer a troca dos dados sigam um padrão, que precisa ser estabelecido entre elas. No mercado, ele é chamado de “layout EDI”, que é uma espécie de guia que orienta como os arquivos que serão transmitidos devem ser gerados.

Dentre os mais variados layouts existentes, na área de logística os formatos que mais se destacam seguem o padrão “EDI PROCEDA”. São arquivos formatados de acordo com o padrão que ficou definido entre embarcador e transportadora na hora de formalizar como será feita a integração dos dados.

O que é o padrão EDI PROCEDA?

O processo de implementação de um EDI para a integração entre as empresas faz com que seja necessário criar um padrão para a troca de arquivos.

Nos anos 90, uma empresa chamada PROCEDA criou uma série de layouts padronizados, que seriam utilizado para o intercâmbio de dados entre as empresas para o tratamento de dados relativos à transportes.

Como esse padrão foi amplamente adotado por diversos negócios, em todo o Brasil se passou a utilizar esses formatos, independentemente de qual empresa desenvolve os sistemas. Assim, criou-se o termo “EDI padrão PROCEDA”.

Com o passar do tempo, nota-se que mudanças são requisitadas, buscando modernizar os processos e atender melhor as necessidades dos usuários. Dentro desse conceito, essas atualizações também são aplicadas ao EDI, gerando versões dos arquivos.

Assim, sistemas que rodam versões mais antigas precisam ser atualizados sem que haja impactos nas operações mantendo compatibilidade com fornecedores e soluções legadas, por exemplo. Ao mesmo tempo, o recurso pode se adaptar à evoluções dos processos e garantir a integração entre as empresas da melhor forma possível.

Para que serve o EDI?

Na verdade, o EDI possui diversas aplicações, nos mais variados ramos de negócio. Como o nome sugere, a ideia é viabilizar o intercâmbio de informações entre parceiros de negócio, fazendo com que a comunicação seja mais segura, ágil e menos onerosa.

Como esse recurso faz com que os arquivos sejam transferidos de um sistema para o outro de forma automática, elimina a necessidade de trabalho manual na hora de inserir as informações, o que diminui drasticamente a possibilidade de ocorrência de erros.

A aplicação no transporte de cargas

No que diz respeito à logística, o EDI pode ser usados por operadores logísticos, armazéns, transportadoras, indústrias, entre outras. A ideia é aumentar a qualidade da comunicação, tornando mais ágil, mais confiável e ainda reduzir os custos relacionados a esse processos.

Dentre os principais exemplos que podemos citar do uso do EDI aplicado ao transporte de cargas, podemos citar:

  1. A empresa contratante envia para a transportadora um arquivo contendo dados de Notas Fiscais das cargas que serão transportadas;
  2. A transportadora envia para a empresa um arquivo que contém todas as informações a respeito das entregas realizadas, incluindo as ocorrências de transporte;
  3. A empresa envia para a transportadora um arquivo que contém informações das cargas que já estão liberadas para faturamento;
  4. A transportadora envia para a empresa o documento que possui a relação de todos os conhecimentos de transporte que já foram embarcados;
  5. A transportadora envia para a empresa o arquivo que possui a lista de todos os conhecimentos de transportes que já estão faturados;
  6. A transportadora envia um arquivo que contém dado das cobranças que serão feitas pelas entregas realizadas.

Esses são apenas alguns dos exemplos práticos de como o EDI pode ser usado no transporte de cargas, facilitando a interação entre o embarcador e a transportadora, melhorando o processo de comunicação entre as empresas.

A execução de um plano logístico eficiente

Por mais que a logística seja uma área operacional, principalmente no que diz respeito às atividades de transporte e distribuição, é uma área que também requer a elaboração de um planejamento. Ele é fundamental para que as atividades que são desenvolvidas proporcionem o resultado esperado.

É por meio desse plano logístico que se estabelece quais são os objetivos da área, qual será o plano de ação adotado e o que pode se esperar, considerando cenários negativos, realistas e positivos. O ideal é que ele seja planejado para curto, médio e longo prazo.

Com uma elaboração estruturada do planejamento, consegue-se criar um documento bem preciso, considerando todas as premissas do negócio, mercado e economia, por exemplo. Assim, ele se torna um “guia” para que o gestor possa pautar suas decisões e repassar as metas para todos os níveis dentro da empresa.

A importância do uso de ferramentas

Apesar do plano ser crucial para o sucesso das estratégias elaboradas, sua execução se torna bem mais eficiente quando se pode contar com ferramentas que ajudam a realização dos processos. Nesse sentido, a tecnologia também tem oferecido soluções que proporcionam essas melhorias.

Exemplos disso são os sistemas de WMS (voltado para a gestão de estoques), TMS (gestão de transportes), e até mesmo o ERP, que integra as áreas de negócio, buscando melhorar a comunicação e as rotinas dos departamentos.

É aí que surge o EDI. Apesar de não ser um sistema, propriamente dito, é uma forma de utilizar a tecnologia a favor do planejamento estratégico, facilitando o alcance de objetivos como redução no tempo total para a execução dos processos, melhoria a agilidade na comunicação, diminuição no índice de erros e perdas de dados, por exemplo.

Dessa forma, além de elaborar ações organizadas e com maiores chances de trazer os retornos esperados, é possível usar artifícios que potencializem ainda mais os resultados operacionais, beneficiando a empresa como um todo.

Benefícios para uma transportadora

Diante de tudo que foi exposto aqui, já é possível imaginar que a aplicação do EDI traz vantagens para as empresas que o utilizam e para as relações comerciais que elas possuem com outras. No que diz respeito aos benefícios para as transportadoras, podemos citar:

Agilidade

Maior rapidez no recebimento e envio de informações referentes às cargas e as documentações relacionadas a elas.

Redução de erros

Diminui os erros na emissão dos documentos de transporte, já que a informação referente às cargas são enviadas pelos clientes. Com isso, se elimina a necessidade de realizar a digitação dos dados.

Com isso, se diminui problemas ao enviar informações erradas para os clientes, o que poderia gerar insatisfação e, se recorrente, prejudicar a relação comercial.

Aumento e melhoria na produtividade

Com a automatização da inserção dos dados no sistema, a produtividade das áreas aumenta e os colaboradores podem ser mais bem aproveitados, sendo direcionados para a atenção a problemas mais urgentes.

Melhoria na comunicação

Já que o uso do EDI possibilita o envio de informações para os clientes, a respeito do rastreamento das cargas e incidência de ocorrências no transporte.

Redução de custos

A automação no envio dos dados reduz o gasto com papel para imprimir as faturas, por exemplo, além do custo que se gasta com o envio desses documentos para os clientes. A redução de custos também pode ser percebida por meio do aumento da produtividade, eliminação da necessidade de retrabalho (em decorrência dos erros) e na rapidez em concluir as tarefas.

De maneira geral, além de ajudar nas operações, esses benefícios também impactam nos resultados da empresa, principalmente no que diz respeito às relações com os clientes e nas questões financeiras.

As vantagens para o embarcador

Assim como a transportadora pode se beneficiar do EDI, as empresas embarcadoras também conseguem obter vantagens. Veja algumas delas:

Maior eficiência na auditoria de fretes

Quando as informações das faturas das transportadoras é recebida via EDI, se elimina a necessidade de digitar os dados manualmente, o que aumenta a rapidez na conclusão dessas atividades e diminui o tempo necessário para realizar a conferência dos valores de frete.

Aumento da qualidade da comunicação

Como dito inicialmente, é necessário que os parceiros de negócio padronizem a estrutura dos formulários e a forma como as informações ficarão dispostas. Essa organização garante um bom nível de qualidade nos serviços, já que os sistemas estão integrados e bem alinhados.

De maneira geral, as vantagens para o embarcador são similares às alcançadas pela transportadora. O que muda é a forma como as atividades são realizadas e como os efeitos positivos das mudanças impactam nos resultados da empresa.

Diminuição de erros e redução de custos

É o mesmo caso citado no tópico anterior: diminui-se os erros de digitação, torna-se as informações mais confiáveis e diminui-se o tempo necessário para executar as atividades. O resultado disso é o aumento da eficiência da equipe, que passa a ser mais produtiva e a redução de custos que todas essas melhorias implicam.

Exemplos de mensagens enviadas no EDI

Para uma melhor compreensão a respeito de como funciona o EDI na prática, vamos citar alguns exemplos de como as mensagens são trocadas, além do nome do arquivo tendo como base o padrão EDI PROCEDA. Veja:

Notas fiscais

Nome do arquivo: NOTFIS

Possui informações sobre todos os dados que contam nas notas fiscais referente às mercadorias que serão embarcadas. No entanto, com o surgimento da Nota Fiscal Eletrônica, algumas empresas preferem fazer o envio desse documento via “xml”.

Fluxo de dados: embarcadores enviam para as transportadoras.

Conhecimentos de transporte

Nome do arquivo: CONEMB

Possui os dados referentes aos Conhecimentos de Transporte gerados pelas transportadoras. Em casos em que existe a operação de redespacho, o arquivo é enviado de uma transportadora a outra.

Fluxo de dados: transportadoras enviam para os embarcadores.

Ocorrência de entregas

Nome do arquivo: OCOREN

É uma lista que contém informações sobre todas as ocorrências relacionadas às mercadorias durante o transporte. Isso envolve atrasos nas entregas, avarias e extravios.

Fluxo de dados: transportadoras enviam para os embarcadores.

Pré-fatura de transporte

Nome do arquivo: PREFAT

É um documento “espelho” que informa todas as faturas que já estão liberadas para faturar e realizar o pagamento.

Fluxo de dados: embarcadores enviam para as transportadoras.

Documento de cobrança

Nome do arquivo: DOCCOB

É o documento que informa a lista de conhecimentos de transporte liberados para pagamento.

Fluxo de dados: transportadoras enviam para os embarcadores.

Exemplo de arquivo enviado para a transportadora:

Quando o embarcador envia um arquivo EDI para a transportadora, precisa informar os dados que constam nas NF’s. Entre os principais estão:

  • Número do pedido de venda;
  • Número da Nota Fiscal;
  • Chave da DANFE (Nota Fiscal Eletrônica);
  • CNPJ do remetente;
  • Nome do remetente;
  • CPF/CNPJ do destinatário;
  • Nome do destinatário;
  • Endereço completo do destinatário;
  • Quantidade de volumes enviados;
  • Peso total dos volumes;
  • Valor total da NF;

Os relatórios podem conter outras informações, dependendo dos critérios que foram estabelecidos no acordo com a empresa e suas transportadoras.

Exemplo de arquivo enviado para o cliente com relação aos CT-es emitidos:

Da mesma forma, assim que a transportadora faz a emissão dos CT-es, é enviado um arquivo EDI para o embarcador, contendo informações como:

  • Número do CT-e;
  • Valor do frete;
  • Chave do CT-e (Conhecimento Eletrônico);
  • Data da previsão de entrega;
  • Valor do ICMS recolhido.

Exemplo de arquivo enviado para o cliente com relação às faturas:

Outra situação em que a transportadora enviar os arquivos para os clientes é no caso das informações a respeito das faturas que serão cobradas. Nesse caso, dentre os dados repassados, estão:

  • Número da fatura;
  • Número das NF’s que estão sendo cobradas na fatura;
  • Valor total da fatura;
  • Data de vencimento da fatura.

É muito comum que antes desse processo seja enviado um documento “espelho” para que os embarcadores possam fazer a auditoria de frete. Caso esse arquivo seja auditado e aprovado, só então a transportadora envia a fatura para pagamento.

Exemplo do fluxo de transporte:

Na prática, a troca de informações que ocorrem durante a liberação das cargas e transporte ocorre da seguinte forma:

  1. Na hora que os veículos serão carregados, o embarcador envia o arquivo NOTFIS para a transportadora, informando a relação de mercadorias e os dados constantes nas notas fiscais;
  2. Com base nesses dados, a transportadora realiza a emissão dos CT-es e envia o arquivo CONEMB para que o embarcador saiba quais são as informações contidas nos conhecimentos;
  3. A transportadora realiza o rastreio do transporte e a cada mudança de status, ela atualiza seu TMS. De acordo com a periodicidade que é definida na fase de implementação do EDI, os arquivos OCOREN são enviados para o embarcador.

Exemplo do fluxo de auditoria de frete:

Já na segunda fase do serviço, que envolve a descarga, auditoria de frete e envio de fatura, a troca de mensagens é feita assim:

  1. A transportadora envia um arquivo OCOREN para o embarcador, sinalizando que a entrega foi realizada;
  2. O embarcador faz uma análise das informações recebidas e gera uma pré-fatura, enviando o arquivo PREFAT para a transportadora, informando quais CT-es estão liberados para que a cobrança seja efetuada;
  3. A transportadora utiliza o seu TMS para gerar uma fatura de cobrança para o embarcador, baseando-se nos documentos que já foram auditados e liberados previamente. Assim, ela envia o documento DOCCOB para o embarcador, que por sua vez lança essas informações em seu sistema e faz a programação para pagamento.

8 dicas para uma implementação eficiente

No que diz respeito ao EDI, é preciso ter em mente que sua adoção envolve outras empresas. Portanto, não é apenas uma decisão de negócios que visa promover melhorias, é uma escolha que envolve a parceria com outras empresas.

Isso faz com que seja necessário que todas as partes envolvidas estejam comprometidas com a implementação, pois somente assim esse recurso se torna viável e com alto potencial de proporcionar os benefícios propostos.

Sendo assim, é preciso considerar alguns pontos que são fundamentais para realizar a integração. Confira as dicas para obter eficiência nesse trabalho:

1. Defina os fluxos de informações

O primeiro passo, antes mesmo de iniciar a implementação na prática, é estabelecer quais informações serão trocadas entre as empresas e quem é a pessoa responsável por enviar os arquivos. Isso para todos os processos que serão integrados.

2. Desenvolva um layout padrão para os arquivos

Como dissemos lá no início, os formulários para a troca de informações precisam seguir um padrão. Isso envolve definir qual deles será usado — sendo o mais comum o EDI PROCEDA — e quais serão os formatos de mensagens escolhidos para isso.

3. Crie um padrão para o envio das informações

Além de criar um padrão para os arquivos, também é necessário definir como a transmissão será feita, de fato. As formas mais comuns de envio são:

  • Email;
  • FTP: muito utilizados e oferecem mais estabilidade do que o e-mail;
  • VAN: utilizadas em menor escala, são redes privadas voltadas para a troca de mensagens.

4. Determine a periodicidade dos envios

Depois que as informações mais básicas foram definidas, é hora de determinar qual será a frequência de envio dos arquivos. Além de ser uma decisão tomada em conjunto, também é algo que deve ser definido separadamente para cada processo, já que cada um pode requerer uma repetição diferente.

Por exemplo: a quantidade de envio de arquivos referentes ao rastreio de cargas será bem superior à de envio de faturas.

5. Inicie a configuração dos sistemas

É nessa etapa que se inicia a parte prática da implementação do EDI. É nesse momento que a empresa e seus parceiros precisarão realizar modificações em seus sistemas para que os layouts escolhidos sejam suportados pelas aplicações.

6. Treine as equipes

Como a implementação é algo que gera mudanças nos sistemas e nas rotinas dos usuários, é necessário fazer a capacitação desses colaboradores que utilizarão as ferramentas. Essa etapa é fundamental para a utilização eficaz do recurso e diminuir a probabilidade de incidência de erros e falhas depois do processo de implementação.

7. Faça testes

Assim como em todo processo de implementação de um sistema, assim que todas as configurações necessárias tiverem sido aplicadas, é necessário realizar os testes. Isso deve ser feito tanto para o envio quanto o recebimento de arquivos.

Isso ajuda a identificar a necessidade de ajustes sem que comprometa seriamente o andamento dos processos. Feitas as devidas correções, é necessário realizar outra rodada de testes para se certificar de que as falhas foram corrigidas e tudo está ocorrendo conforme esperado.

8. Dê início à utilização

Depois que as mudanças foram adotadas e os testes foram realizados com sucesso, é o momento de colocar a utilização do EDI em prática. Apesar de ser a última etapa do processo de implementação, é preciso continuar acompanhando a execução das atividades.

Nesse momento é possível que surjam dúvidas e alguns imprevistos que não haviam sido identificados. Por isso, o ideal é realizar o monitoramento por um tempo depois do início da utilização.

Vale lembrar que todo o processo é um trabalho em equipe que requer uma comunicação clara e fluida entre a empresa e seus parceiros, fazendo com que todas as decisões referentes à implementação sejam tomadas em consenso. Assim, se consegue adotar medidas que sejam satisfatórias para todos os envolvidos.

Como você pode ver, o EDI é um excelente recurso para que as empresas consigam melhorar a comunicação com seus parceiros de negócio. Aliado à logística, ele permite tornar as operações mais precisas, eficientes e ágeis. Com os benefícios proporcionados por sua utilização, ao mesmo tempo em que se fortalece as relações comerciais, consegue-se aumentar a satisfação dos clientes e obter melhorias financeiras.

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