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A gestão de fornecedores é uma das competências mais importantes para as empresas, crescendo em importância quando o número e diversidade de parceiros cresce também. Em tempos de economia ruim, esse assunto ganha ainda mais destaque nas organizações. A gestão próxima de parceiros garante melhores acordos comerciais e de nível de serviço, além de um tratamento mais eficaz dos problemas (normais) de qualquer operação.

Diante desse cenário, vêm sendo ampliadas as áreas específicas para para estabelecer e controlar fluxos em que os fornecedores são atores principais para o bom desenvolvimento do trabalho. Afinal, quando um fornecedor não cumpre com suas obrigações, a empresa sofre com as consequências.

Quando o assunto é gestão de transportadoras, há diversos recursos para melhor gerir o fornecimento desses serviços, primando por ações onde os maiores beneficiados são os clientes. Conheça mais sobre as possíveis estratégias para garantir o sucesso da operação de transporte em sua companhia.

Efetividade na seleção das transportadoras

Primeiramente, antes de contratar transportadoras, o essencial é analisar qual é a mais adequada para o seu negócio. Alguns critérios precisam ser considerados, como:

Perfil de carga

Avalie os critérios mais básicos, como região, período e frequência de coleta. Os carregamentos mínimos e máximos acordados, sejam diários ou mensais, também devem estar em linha com suas necessidades. Mesmo tipo dos veículos utilizados pode afetar sua operação, seja para a coleta ou para a última milha da entrega.

Verifique também qual é o tipo de carga que a transportadora é especializada em transportar, pois, dependendo do seu produto, ele precisará de uma estrutura de proteção especial — por exemplo, levar um colchão é diferente de levar um tampo de vidro ou celular.

Além disso, há produtos que precisam de algumas licenças e que não podem ser transportados com outros, como: farmacêuticos, alimentícios, químicos, inflamáveis, entre outros.

Outra preocupação, no caso de empresas de produtos eletrônicos ou de alto valor agregado, é a contratação de transportadoras que possuam apólices de seguros de alto valor para cobrir os seus embarques — em alguns casos, a soma dos produtos carregados em um embarque pode chegar aos milhões de reais.

Por fim, avalie também em quais regiões a transportadora entrega as mercadorias, pois muitas vezes existem áreas não cobertas mesmo dentro de perímetros acordados, como áreas de risco que poucas transportadoras atendem.

Custos e Prazos

Informe-se sobre os custos dos valores dos fretes e outras taxas que incidem a cobrança, como: fator de cubagem, ad valorem, GRIS (gerenciamento de risco), valores mínimos, taxas especiais (como Taxa de Difícil Acesso) pedágio entre outras. É importante também analisar os prazos de entrega da transportadora, garantindo que condiz com o nível de serviço que o embarcador quer oferecer a seus clientes.

Determinar um SLA

SLA é a sigla para “Acordo de Nível de Serviço” (do inglês Service Level Agreement), que especifica quais serão os serviços prestados pelo fornecedor, qualidade do serviço prestado, cobranças e prazos.

Por exemplp: quão frequente deve ser a troca de informações de rastreamento com a transportadora? Qual o índice esperado de atrasos? Existe alguma penalidade caso esse índice seja ultrapassado? Como lidar com extravios? Determinar estes índices antes do inicio da operação pode evitar muitas dores de cabeça futuras.

Relacionamento de parceria

Manter um bom relacionamento com as transportadoras é essencial para o negócio. É necessário que haja transparência na comunicação e confiabilidade. Para que a parceria seja positiva e mutualmente proveitosa, alguns fatores devem ser sempre levados em consideração:

  • Cumprir agenda de coletas e entregas conforme prazos acordados;
  • Garantir ao transportador os volumes mínimos e máximos que serão transportados, determinados em contrato;
  • Trocar informações sobre a operação com o objetivo de buscar melhorias;
  • Disponibilizar as documentações necessárias para realização dos transportes;
  • Informar rapidamente quando houver problemas, para que a operação não seja impactada.

Contrato de prestação de serviços

Realizar um contrato de prestação de serviços é essencial para formalizar as relações de negócios. O contrato possui a função de preservar riscos, constituir direitos e obrigações das partes e prevenir contestações.

No contrato, é necessário ter cláusulas que tratem de reajustes, prazo do contrato, deveres e obrigações do contratante e do contratado. É importante que o gestor de transportes determine também cláusulas de penalidades, como por exemplo:

  • Atraso na coleta e entrega do produto – poderá acarretar prejuízos financeiros ou até a perda de um cliente;
  • Extravios e Avarias – é de responsabilidade da transportadora manter a integridade da carga. Caso ocorra algum problema, deverá providenciar o ressarcimento do produto e também o custo do frete para reposição;
  • Cobranças erradas – a transportadora deverá ficar atenta nas emissões de faturas para que não ocorra problemas com cobranças.

Software para gestão de transportadoras

Para realizar uma melhor gestão dos fretes e auxiliá-lo na efetividade dos controles, você pode utilizar softwares especializados e que garantem a eficiência nas operações. Estas ferramentas são conhecidas como TMS (do inglês Transportation Management System), ou Sistema de Gerenciamento de Fretes.

Um TMS possibilita o cadastro das tabelas de fretes das transportadoras utilizadas, e determina as melhores opções de envio para cada entrega através de uma simulação de preço e prazo. O sistema fornece também ferramentas para realizar acompanhamento e avaliação de desempenho das transportadoras, o que facilita a resolução de problemas, renegociações e até mesmo negociações com novos parceiros.

Outra vantagem desse software é a troca de informações com todos esses fornecedores, com um fluxo de trabalho acompanhado e controlado em todas as fases. A gestão de transportadoras consegue, dessa forma, realizar suas atividades com maior eficiência.

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