A gestão de transportadoras é um ponto fundamental para o sucesso de uma empresa. Um estudo realizado pela Associação brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm) aponta que a principal dificuldade para 61% das lojas virtuais é o atraso nas entregas. Além disso, os extravios, furtos e roubos representam o maior problema para 39% dos entrevistados.
Por meio do gerenciamento da relação entre empresa e transportadora e da busca do modelo ideal de transporte, a gestão de transportadoras visa a assegurar entregas bem feitas, respeitando prazos e qualidade de entrega, dentro dos volumes acordados.
Falhas na gestão podem abalar a satisfação dos clientes, gerando perdas na reputação e na saúde financeira de uma loja virtual. Para que você possa evitar esses problemas em seu negócio, preparamos este artigo com os 7 erros mais comuns cometidos na gestão de transportadoras. Confira!
1. Não pesquisar antes de escolher a transportadora
Existe uma grande variedade de opções de transportadoras no mercado e cada uma delas oferece serviços bem diferentes. É muito importante fazer uma boa pesquisa antes de eleger a empresa que será parceira do seu negócio, pois a solução que ela oferece deve se adequar aos seus interesses.
No momento dessa análise, deve-se saber que o serviço prestado vai muito além do preço. Logo, esse não deve ser o único critério. Considere a abrangência das entregas oferecidas pela transportadora, procure saber sua reputação no mercado, analise sua infraestrutura e equipe de colaboradores e não tenha medo de identificar as fraquezas, com uma pesquisa entre clientes da transportadora, por exemplo.
2. Ignorar o histórico de vendas e a previsão de demanda
Uma ótima alternativa para eliminar riscos de atraso nas entregas de pedidos dos clientes é a previsão de demanda. Essa prática consiste, basicamente, em prever a demanda para períodos futuros e, dessa forma, possibilitar a organização e gestão dos pedidos e do estoque da loja, facilitando o atendimento ao cliente.
Para que isso seja possível, é recomendado analisar o histórico de vendas, que fornece melhores noções sobre a sazonalidade dos pedidos e a disponibilidade dos produtos vendidos na loja junto aos fornecedores. Também é necessário considerar o atual cenário do mercado, abrangendo crises econômicas, por exemplo.
Em alguns casos, datas comemorativas e eventos também possuem forte impacto no volume de vendas. Nesse cenário, é interessante informar a transportadora previamente sobre esse aumento de volume. Levantar e analisar uma grande quantidade de dados permite uma previsão mais precisa e evita atrasos no atendimento de pedidos, evitando o comprometimento do nível de serviço do ecommerce com atrasos e reclamações dos clientes.
3. Não utilizar um software adequado ao momento da empresa
A tecnologia, quando usada da forma correta, facilita o dia a dia do gestor e ainda agrega valor ao negócio. No que diz respeito à gestão de transportadoras, existem softwares específicos que podem atender melhor às necessidades da sua empresa.
Além disso, é preciso analisar se o sistema escolhido vai atender, de fato, a todas as necessidades da sua organização, envolvendo aspectos essenciais como o cálculo do frete e o rastreamento de entregas. Para que a implementação dessa nova solução tecnológica seja bem sucedida, também é importante conhecer muito bem a situação atual da empresa, ser flexível e estar aberto a mudanças.
Para a gestão de transportadoras, o TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte) é um grande facilitador. Esse sistema permite o controle de toda a operação de transporte, incluindo as informações de frete, rastreamento de mercadorias, desempenho dos motoristas e emissão de documentos fiscais. O TMS geralmente é desenvolvido em módulos, onde cada qual possui sua especificidade. Proporcionando maior integração na gestão de transportes, esse sistema melhora a qualidade e a produtividade nessa atividade.
4. Não comparar as necessidades do negócio e a capacidade das transportadoras
Entre as diversas alternativas de transportadoras, é fundamental avaliar as características que as diferem, como por exemplo seus custos e prazos. É preciso que esses valores estejam alinhados ao nível de serviço que a empresa contratante quer prestar aos seus clientes.
Conhecer o perfil de carga também é importante, incluindo critérios como região, período e frequência de coleta, volume de carga e até mesmo se a mercadoria necessita de licença para ser transportada. Com esses pontos em mente, devem ser considerados fatores como carregamentos mínimos e máximos, tipos de veículo, especialização da transportadora, seguro e áreas cobertas.
Portanto, a empresa deve buscar a transportadora que possui uma capacidade mais compatível às necessidades do negócio e buscar fortalecer essas parcerias. Para isso, é importante estar em constante negociação, buscando as melhores condições para o equilíbrio de interesses entre as duas empresas.
5. Não pensar a longo prazo na gestão de transportadoras
Todo planejamento bem feito conta com projeções em curto e em longo prazo. E isso vale também para a gestão de transportadoras, que tem grande papel estratégico. As escolhas feitas no início da contratação vão refletir na imagem da sua marca por muito tempo.
Um ponto relevante sobre a gestão de transportadoras em longo prazo são os contratos, que podem se estender por longos períodos. Entretanto, deve ser feita uma profunda avaliação do que é mais vantajoso para ambas as empresas. Já na questão dos softwares, é necessário analisar a usabilidade e escalabilidade da solução, considerando o nível de especialização dos funcionários e os objetivos da empresa em longo prazo.
6. Falta de planejamento estratégico em relação ao frete
O frete pode ser uma grande estratégia para a conquista e retenção de clientes. Para isso, é preciso realizar um planejamento estratégico considerando diversos pontos. As rotas de entrega, o modal utilizado, as distâncias entre destinos, entre outros.
Ao realizar essa análise, o gestor consegue perceber quais são as possibilidades mais eficientes e econômicas. E assim, definir as estratégias que poderão gerar benefícios no futuro, tanto para seu negócio quanto para seus clientes.
7. Não produzir relatórios para mensurar os resultados
Para melhorar seus serviços é preciso, primeiramente, conhecer sua performance. No caso da gestão de transportadoras, isso também envolve a empresa contratada. Sendo assim, é interessante criar relatórios para avaliar o desempenho das transportadoras parceiras.
Recomenda-se considerar os aspectos de maior prioridade para a sua empresa, que geralmente estão relacionados aos atrasos, danos à mercadoria, perdas e eficiência. Ao produzir tais relatórios, é possível que o gestor avalie seus resultados e seu desempenho perante o consumidor. Dessa forma, ele poderá investir no fortalecimento de relações com as transportadoras que melhor atendem às suas expectativas.
Os relatório de nível de serviço são uma ótima alternativa para a gestão de transportadoras. SLA (Acordo de Nível de Serviço) especifica os padrões do serviço prestado e define a relação entre contratante e contratado. Gerar relatórios com base nesse acordo permite avaliar o desempenho da transportadora contratada, com a visualização do que está sendo cumprido e das áreas problemáticas.
Uma das etapas mais relevantes para empresas que trabalham com a venda de produtos é a de transporte, considerada também uma das mais complexas e onerosas. Para garantir que tudo saia como esperado e que a clientela possua uma experiência positiva com a marca, é preciso buscar excelência em gestão de transportadoras. Seguindo essas dicas importantes e evitando os erros mais comuns, é possível alcançar grandes melhorias no atendimento prestado ao cliente.
Agora que você já conhece os 7 erros comuns cometidos na gestão de transportadoras, aproveite para aprender qual a importância da correta gestão de prazos de entrega no seu negócio!
