Logística
Fornecer a confirma√ß√£o de entrega para os clientes √© requisito b√°sico para as organiza√ß√Ķes. A partir dessa necessidade, surgiu o proof of delivery, que permite essa identifica√ß√£o em tempo real.

Contar com uma solução que permita atualizar o sistema de gestão automaticamente é uma forma de reduzir a burocracia, aprimorar a comunicação e contribuir para a realização de análises e tomadas de decisão relacionadas ao transporte.

O que é o Proof of delivery (POD)?

Proof of delivery √© um termo em ingl√™s, utilizado para se referir √† confirma√ß√£o de entrega. Em outras palavras, √© o aviso de que os produtos chegaram ao seu destino e o cliente j√° os tem em m√£os, al√©m de indicar em quais condi√ß√Ķes os itens chegaram e quem foi a pessoa respons√°vel pelo recebimento.

Por que realizar a confirmação de entrega por meio de um software de gestão?

Quando o POD √© feito por um meio digital, consegue-se diminuir a burocracia envolvida no compartilhamento de informa√ß√Ķes, al√©m de reduzir a possibilidade de erros (e, consequentemente, os retrabalhos).

Al√©m disso, como a troca de dados √© feita de forma autom√°tica, √© poss√≠vel monitorar os status dos pedidos em tempo real ‚ÄĒ o que melhora a vis√£o sobre o transporte e abastecimento da cadeia log√≠stica.

Quais são as características cruciais para uma boa solução de comprovação de entrega?

Para contar com uma solução eficaz, que otimize os processos e ainda dê suporte à gestão, é necessário considerar alguns aspectos fundamentais:

Visualização em tempo real dos status dos pedidos

Essa √© uma das exig√™ncias b√°sicas do proof of delivery, pois ajuda a identificar quaisquer problemas ou possibilidades de atraso, permitindo tomar decis√Ķes mais √°geis e informar os clientes sobre o imprevisto, equilibrando as expectativas.

Com isso, consegue-se diminuir a insatisfa√ß√£o e o √≠ndice de reclama√ß√Ķes, al√©m de oferecer uma experi√™ncia de compra diferenciada para os consumidores.

Emiss√£o de documentos e envio autom√°tico das informa√ß√Ķes sobre a entrega

Esses documentos envolvem o CTe e a nota fiscal referentes aos produtos entregues. Neles, o cliente pode fazer a assinatura com o registro de data e hora do recebimento; a partir da confirmação, um e-mail já é disparado tanto para o consumidor quanto para a central.

Isso ajuda a reduzir o tempo que a empresa leva para obter a confirma√ß√£o ‚ÄĒ em um modelo tradicional, poderia levar dias (ou at√© semanas) para o comprovante f√≠sico retornar para a transportadora, e s√≥ ent√£o ser enviado para o embarcador.

Monitoramento de KPIs

O monitoramento de KPIs √© fundamental para acompanhar os resultados dos processos e identificar gargalos, falhas e oportunidades de melhorias. Por meio deles, o gestor pode monitorar v√°rias quest√Ķes, como:

  • as entregas realizadas dentro do prazo;
  • extravios ou avarias de itens;
  • percentual de cargas retidas em postos fiscais.

Possibilidade de customização

Uma solu√ß√£o customiz√°vel √© aquela que pode ser personalizada para atender √†s necessidades do neg√≥cio com precis√£o. A personaliza√ß√£o √© necess√°ria para garantir que todas as funcionalidades sejam bem aproveitadas pelos usu√°rios e que a empresa n√£o pague por um sistema que n√£o tem o potencial todo explorado ‚ÄĒ com fun√ß√Ķes que n√£o s√£o usadas ou sequer conhecidas.

Integração com outros dispositivos

Outro ponto de atenção que deve ser observado em uma solução de proof of delivery é a possibilidade de integrar a ferramenta a outros dispositivos. Isso inclui computadores, tablets e smartphones, qualquer um que seja mais adequado à necessidade do usuário.

Além de dispositivos, também é importante obter essa integração com outros softwares. No caso dos sistemas de gestão, o POD ajuda a finalizar um transporte, otimizar a comunicação e contribuir para a geração de relatórios, por exemplo.

Funcionamento em nuvem

As solu√ß√Ķes em nuvem podem ser usadas em qualquer lugar, momento e dispositivo que esteja conectado √† internet. No caso da confirma√ß√£o de entrega com os clientes, essa mobilidade √© indispens√°vel.

Al√©m do mais, elas demandam um investimento mais baixo e s√£o escal√°veis ‚ÄĒ ou seja, se adaptam facilmente a um aumento na demanda ou ao crescimento do neg√≥cio, sem que seja necess√°rio migrar de ferramenta.

Quais as vantagens de um sistema proof of delivery (POD)?

A utilização de um sistema POD pode trazer muitas vantagens para uma empresa, quando bem implementado. Algumas dessas vantagens envolvem:

Eliminação das fraudes nas entregas dos pedidos

Problemas como confirma√ß√£o de entrega sem que o produto tenha sido recebido ou extravios de mercadorias (decorrentes de m√°-f√© dos colaboradores, por exemplo) s√£o eliminados. Com o POD, as situa√ß√Ķes dos pedidos s√£o compartilhadas em tempo real, inibindo esse tipo de situa√ß√£o.

Diminuição dos atrasos e perdas

Ao monitorar os status dos pedidos, identificam-se quaisquer incidentes que podem ocorrer durante o transporte. Isso contribui para que a√ß√Ķes corretivas sejam adotadas em tempo h√°bil, al√©m de contribuir para que as entregas sejam pontuais.

Automação digital dos processos manuais

Em um modelo tradicional, o cliente assina o comprovante, que volta para a transportadora, que, por sua vez, envia a confirmação para o embarcador. Com POD, todo o processo é automatizado, eliminando trabalhos manuais (assim como as chances de erros).

Dessa forma, sempre que o cliente confirma o recebimento dos produtos, um alerta pode ser automaticamente disparado para a transportadora, para o embarcador e para o cliente.

Melhorias na comunicação interna e interna-externa

No que diz respeito à comunicação interna, as áreas podem se relacionar com mais facilidade. A confirmação do recebimento pode ser enviada para os setores de logística, comercial, que pode iniciar o trabalho de pós-venda, e financeiro, que pode identificar quais CTes devem ser pagos na próxima fatura.

Na comunicação externa, o POD é fundamental para melhorar a relação entre a transportadora e os embarcadores, agilizando os processos.

Validação do que foi entregue

Os clientes validam o que foi, de fato, recebido pela transportadora. Como a troca de informa√ß√Ķes √© feita em tempo real, o embarcador consegue identificar qualquer ocorr√™ncia no menor tempo poss√≠vel e colocar em pr√°tica um plano de a√ß√£o voltado para minimizar os danos ‚ÄĒ dando in√≠cio ao envio dos itens extraviados, por exemplo, fazendo com que o cliente n√£o tenha que esperar longos per√≠odos para a reposi√ß√£o.

Aumento da confiança do cliente

O uso da tecnologia e a transparência no monitoramento dos pedidos e na confirmação de entrega contribuem para que a confiança do cliente em relação à empresa aumente. Isso é fundamental em um processo de fidelização.

Ganho em produtividade logística

A eliminação de trabalhos manuais e o compartilhamento de informação em tempo real torna os processos mais fluidos e menos burocráticos; como consequência, as equipes se tornam mais produtivas.

Mais segurança para a empresa

Para o embarcador, o proof of delivery aumenta a segurança no envio das cargas, já que ele poderá saber onde cada produto se encontra e em que momento ele foi entregue para o cliente.

Para a transportadora, isso significa segurança de ser resguardada em qualquer reclamação referente ao extravio ou a avarias de produtos.

Mais precis√£o nas entregas e SLA

O monitoramento das entregas contribui para que elas sejam efetuadas dentro do prazo. Isso √© sin√īnimo de melhoria no SLA (n√≠vel de servi√ßo) e se traduz em aumento da satisfa√ß√£o dos clientes.

O proof of delivery √© fundamental para melhorar o relacionamento com os clientes e tornar a empresa mais competitiva. Apostar nessa solu√ß√£o ajuda a otimizar os processos, com corre√ß√Ķes de falhas e ado√ß√£o de melhorias cont√≠nuas.

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