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A comunicação entre embarcadores e transportadores é fundamental para alinhar os processos e torná-los mais ágeis e eficientes. Para isso, é preciso manter a troca de informações fluindo bem e com uma rotina automatizada — praticamente em tempo real.

Esse intercâmbio de dados é facilitado com o uso de arquivos EDI. Neste post vamos falar especialmente sobre um deles: o OCOREN. Saiba como ele funciona e por que é importante para as operações. Acompanhe!

O que são arquivos EDI?

Arquivos EDI são uma forma de viabilizar a comunicação entre diversos sistemas utilizados pelas empresas — mesmo que eles tenham sido desenvolvidos por fornecedores diferentes. No caso de uma operação de transporte, a troca de informações é feita entre embarcadores e transportadoras.

O que é PROCEDA?

PROCEDA é o nome dado a um layout padrão de documento. É usado pelas empresas para realizar o intercâmbio de informações relacionadas a processos de transporte. Assim, surgiu o EDI padrão PROCEDA, um registro em formato txt com uma série de campos com dados sobre o processo.

Ele conta com cinco tipos diferentes de mensagens. Duas delas são obrigatórias: o NOTFIS e o OCOREN, que explicamos agora.

O que é EDI OCOREN?

O EDI OCOREN é um arquivo que lista todos os registros de ocorrências que surgiram durante o transporte. Entre elas, podemos citar:

  • atrasos;
  • avarias;
  • extravios;
  • retenção em posto fiscal;
  • entrega concluída.

As transportadoras enviam para os embarcadores com o objetivo de permitir o acompanhamento do status das cargas, além de mantê-los informados sobre a situação dos pedidos. O ideal é que os arquivos sejam enviados com uma frequência alta, já que eles estão ligados ao monitoramento do transporte e à tomada de decisão.

Como funciona o fluxo das informações?

A transportadora gera o arquivo contendo uma lista com as ocorrências e transmite para o embarcador. Esse, por sua vez, analisa as informações e, com base nelas, toma as decisões necessárias, além de avaliar a qualidade do serviço prestado pelo parceiro de negócios. Entre as ações que podem ser adotadas, estão:

  • avisos para os clientes (em caso de atrasos);
  • instruções para reentrega (em caso de recusa ou a impossibilidade de recebimento);
  • orientações para retirada ou devolução;
  • aplicações de penalidades, se previstas em contrato (em caso de avarias e extravios);
  • liberação para pagamento do frete;
  • elaboração de indicadores de desempenho.

Se a entrega for concluída e o embarcador verificar que está tudo certo (por meio de uma auditoria), ele gera o arquivo chamado PREFAT e envia para a transportadora, indicando quais CTes já podem ser faturados para pagamento.

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Qual é a importância do OCOREN na gestão de transportadoras?

Para a transportadora, o acompanhamento das ocorrências permite identificar quais problemas são recorrentes e precisam ser corrigidos para aumentar a qualidade dos serviços. Além disso, é uma oportunidade de oferecer aos seus clientes a chance de monitorar os pedidos — o que atualmente é um pré-requisito para os embarcadores realizarem a contratação.

Do lado dos contratantes, esse arquivo possibilita acompanhar qualquer possível problema que possa prejudicar os prazos de entrega ou a integridade dos itens. Isso ajuda a tomar decisões mais ágeis, como por exemplo, informar os clientes sobre a possível demora na conclusão do transporte ou agilizar uma possível reentrega.

Agora que você já sabe tudo sobre o OCOREN, leia este outro artigo, e entenda a importância do layout padrão PROCEDA!